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FAQ – Facility Management in Kliniken
Dieses FAQ‑Dokument richtet sich grundlegend an Geschäftsführungen, technische Leiter*innen, Compliance‑Beauftragte und alle Fachkräfte, die in deutschen Kliniken Verantwortung für das Facility Management tragen. Es fasst die häufigsten Fragen rund um technische, organisatorische und rechtliche Aspekte zusammen und gibt praxisbewährte Antworten auf Basis aktueller Normen (u. a. DIN‑, VDE‑, VDI‑Reihen), der Krankenhausbauverordnung sowie der Betreiberpflichten. Die vier Themenblöcke – Allgemeines, Recht, IWMS & Digitalisierung und Dokumentenanwendung – unterstützen Sie dabei, den sicheren, wirtschaftlichen und regelkonformen Betrieb Ihrer Einrichtungen ganzheitlich zu steuern.
Häufig gestellte Fragen zum Krankenhaus-Facility-Management – Antworten, Hintergrundwissen und Praxislösungen
Allgemeine Fragen zum Facility Management in Kliniken
Was umfasst Facility Management (FM) in einer Klinik?
FM deckt den gesamten Lebenszyklus der baulichen und technischen Infrastruktur ab – von Planung, Bau und Inbetriebnahme bis zu Betrieb, Instandhaltung und Rückbau. Dazu gehören technische Dienste, infrastrukturelle Dienste (z. B. Reinigung, Ver- und Entsorgung, Catering) sowie kaufmännische Aufgaben wie Flächen‑, Vertrags‑ und Budgetmanagement.Welche Ziele verfolgt klinikspezifisches FM?
Hauptziele sind Patientensicherheit, Verfügbarkeit kritischer Anlagen, Compliance mit Rechtsnormen und Kosteneffizienz. Entscheidungen werden daher stets unter den Aspekten Versorgungssicherheit, Hygiene und Wirtschaftlichkeit getroffen.Wie unterscheidet sich FM in Krankenhäusern von FM in anderen Immobilien?
Kliniken haben lebenswichtige Prozesse, strenge Hygienestandards (z. B. DIN 13063), eine 24/7‑Betriebsbereitschaft und medizinische Sonderbereiche wie OP‑Trakte oder Reinräume. Dadurch steigen Redundanzanforderungen, Prüffristen sind enger, und Ausfallzeiten sind praktisch inakzeptabel.Welche Rollen und Verantwortlichkeiten gibt es im klinischen FM?
Üblich sind Technischer Leiter, Hygiene‑Beauftragter, Sicherheitsingenieur, Energiemanager und CAFM‑Administrator. Die Gesamtverantwortung liegt bei der Geschäftsführung, die Betreiberpflichten können jedoch delegiert werden (§ 13 BetrSichV).Welche Normen strukturieren die FM‑Prozesse?
Relevante Rahmenwerke sind DIN EN ISO 41001 (FM‑Managementsystems), DIN EN 15221‑Reihe (FM‑Struktur und ‑Kennzahlen) und DIN 13080 (Krankenhausbau). Sie definieren Prozesse, Leistungsbeschreibungen und KPIs.Wie werden Service Levels definiert und gemessen?
Service Level Agreements (SLAs) basieren auf DIN EN 15221‑7. Typische KPIs sind Anlagenverfügbarkeit (> 99,5 % bei Medizintechnik), Reaktionszeit (< 30 min bei Störungen) und Hygieneindikatoren (RKI‑Konformität).Welche Rolle spielt Risikomanagement?
Kliniken führen nach DIN ISO 31000 strukturierte Risikoanalysen durch. Kritische Risiken (Ausfall Energie, Wasser, Sterilgut) werden in Notfall‑ und Wiederanlaufplänen (DIN ISO 22301) abgebildet.Wie wird Nachhaltigkeit berücksichtigt?
Energiemanagement nach DIN ISO 50001, Green Building‑Zertifizierungen (z. B. DGNB‑Klinikschwerpunkt) und Lebenszykluskostenanalysen (LCCA) unterstützen klimaneutrale Strategien. Investitionen in KWK‑Anlagen, PV‑Module und Wärmerückgewinnung sind verbreitet.Welche Software‑Tools unterstützen das FM?
In Deutschland setzen Kliniken häufig CAFM‑Systeme wie Planon, Archibus oder Wave Facilities ein, die BIM‑Modelle importieren können und GEFMA‑Zertifizierungen aufweisen.Was sind aktuelle Trends im klinischen FM?
Predictive Maintenance mit IoT‑Sensorik, robotergestützte Logistik (z. B. fahrerlose Transportsysteme), digitale Zwillinge und automatisierte ESG‑Reporting‑Tools gewinnen an Bedeutung.
Rechtliche Fragen (z. B. Betreiberpflichten)
Was bedeutet Betreiberverantwortung im Krankenhaus?
Der Betreiber muss alle Anlagen sicher betreiben, Prüfungen fristgerecht durchführen und Gefahren abwenden (§ 823 BGB). Delegation ist möglich, entbindet aber nicht von der Überwachungspflicht.Welche Gesetze sind für technische Anlagen maßgeblich?
Vor allem BetrSichV, Medizingeräte‑Betreiberverordnung (MPBetreibV), TrinkwV, VDI‑Richtlinien (z. B. VDI 6022 für Raumluft), DIN VDE‑Normen für Elektrotechnik sowie die Muster‑Krankenhausbauverordnung (KHBauV).Wie häufig müssen sicherheitsrelevante Anlagen geprüft werden?
Beispiel: Druckbehälter jährlich, elektrische Betriebsmittel alle 12 Monate (DIN VDE 0701‑0702), Lüftungsanlagen OP‑Klasse Ia halbjährlich gemäß DIN 1946‑4. Fristen sind im Prüfkataster nachzuweisen.Welche Konsequenzen drohen bei Verstoß gegen Betreiberpflichten?
Verwaltungsrechtliche Bußgelder, Haftung nach § 823 BGB, strafrechtliche Konsequenzen (§ 222 StGB bei fahrlässiger Tötung) und Verlust von Versicherungsdeckung.Wie werden Handwerker und externe Dienstleister rechtskonform eingebunden?
Mittels schriftlicher Bestellung nach § 13 BetrSichV, entsprechenden Qualifikationsnachweisen, Gefährdungsbeurteilung und Freigabeverfahren (Erlaubnisschein‑System).Welche Vorgaben gelten für Medizintechnik‑Instandhaltung?
MPBetreibV §§ 6–8 fordern dokumentierte Funktionsprüfungen, STK/MES‑Pläne und die Benennung eines verantwortlichen Medizinprodukte‑Beauftragten.Was regelt die DIN VDE 0100‑710 für Patientenbereiche?
Sie definiert Schutzmaßnahmen für elektrische Anlagen in medizinisch genutzten Räumen, z. B. Isolationsüberwachung (IT‑System) für Gruppe 2‑Bereiche wie OP‑Säle.Gibt es besondere Anforderungen an Brandschutz?
Ja, Krankenhäuser fallen unter Sonderbau‑Verordnungen. Brandschutzkonzept, Rauch‑ und Wärmeabzugsanlagen, Brandmelde‑ und Evakuierungssysteme müssen nach DIN 14675 geplant, errichtet und instand gehalten werden.Wie wird Betreiberpflicht bei Miet‑ oder PPP‑Modellen sichergestellt?
Verantwortlichkeiten sind vertraglich eindeutig zuzuweisen (DIN EN 15221‑3). Der öffentliche Träger bleibt in der Regel Ober‑Betreiber; der PPP‑Partner übernimmt Teilpflichten.Welche Rolle spielt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)?
Kliniken ab 1.000 Mitarbeitern müssen menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken in der Lieferkette prüfen und dokumentieren, was auch Catering‑ und Reinigungsdienstleister betrifft.
Fragen zu IWMS und Digitalisierung
Was ist der Unterschied zwischen CAFM und IWMS?
CAFM (Computer‑Aided Facility Management) fokussiert auf Gebäude‑ und Anlagenverwaltung, IWMS (Integrated Workplace Management System) integriert zusätzlich Flächen‑, Immobilien‑, Energie‑ und Projektmanagement‑Funktionen.Warum brauchen Kliniken ein IWMS?
Es verknüpft technische Assets, Patientenbelegung, Wartungspläne und Energieverbrauch auf einer Plattform, verbessert Revisionssicherheit und reduziert Medienbrüche.Welche Standards erleichtern Datenaustausch?
openBIM (IFC 4.3), ISO 19650 (BIM‑Datenmanagement) und CAFM‑Connect‑Merkmalserver (GEFMA 400) gewährleisten einheitliche Datenobjekte und Übergaben.Wie wird IT‑Sicherheit gewährleistet?
Durch ISO 27001‑zertifizierte Rechenzentren, rollenbasierte Zugriffskonzepte, Zwei‑Faktor‑Authentifizierung und regelmäßige Penetration‑Tests gemäß § 75b SGB V.Welche Rolle spielen IoT‑Sensoren?
Sie liefern Echtzeitdaten (z. B. Temperatur, Differenzdruck im OP) an das IWMS, unterstützen Predictive Maintenance und Alarmmanagement.Wie integriert man BIM in den Betrieb?
Das As‑Built‑Modell wird in CAFM/IWMS importiert, Räume und Anlagen erhalten GUIDs. Änderungen fließen per BCF‑Workflow zurück in das Modell – sogenanntes closed‑BIM.Welche Kennzahlen werden digital erhoben?
Energie‑EPI, MTBF/MTTR für Medizintechnik, Reinigungsgrad (ATP‑Messung) und SLA‑Erfüllungsquoten. Dashboards visualisieren Abweichungen tagesaktuell.Wie werden mobile Endgeräte genutzt?
Techniker erhalten Arbeitsaufträge via App, nutzen QR‑Code‑Scanning für Anlagenidentifikation und dokumentieren Leistungen inklusive Foto‑Belegen vor Ort.Welche Hürden gibt es bei der Einführung?
Datenmigration, Stammdatenqualität, Schnittstellen zu KIS/LIS und Change‑Management. Ein Phasenmodell (Plan‑Do‑Check‑Act) reduziert Projektrisiken.Wie rechnet sich die Investition?
Typische ROI‑Zeit liegt bei 2–4 Jahren durch geringere Stillstandszeiten, optimierten Energieverbrauch (‑8 % bis ‑15 %) und eingesparte Dokumentationsaufwände.
Fragen zur Dokumentenanwendung
Welche Dokumente sind im klinischen FM zwingend vorzuhalten?
Gebäudebuch, Anlagenkataster, Prüfprotokolle, Wartungspläne, Gefährdungsbeurteilungen, Bedien‑ und Instandhaltungsanleitungen, Revisionspläne.Wie lange müssen Prüfprotokolle aufbewahrt werden?
Mindestens 10 Jahre nach BetrSichV § 17 Abs. 1; für Medizinprodukte 15 Jahre nach MPBetreibV.Welche Struktur empfiehlt sich für ein digitales Dokumentenmanagement?
DIN EN ISO 9001 konforme Ordnerlogik: Klinik → Fachabteilung → Anlage → Dokumenttyp → Versionsnummer. Zugriff wird rollenbasiert vergeben.Wie werden Änderungen nachvollziehbar dokumentiert?
Durch Versionierung, Check‑in/Check‑out‑Prozesse, elektronische Signatur nach eIDAS und lückenloses Audit‑Trail.Welche Tools eignen sich?
DMS‑Lösungen mit GOBD‑Zertifikat wie d.velop, DocuWare oder windream, oft integriert in CAFM/IWMS.Wie wird Papierarchiv rechtssicher digitalisiert?
Scannen nach TR‑RESISCAN (BSI), Qualitätskontrolle (300 dpi, Farbtiefe 24 Bit), Protokollierung und Vernichtung nach erfolgreicher Überführung.Was ist eine Betriebs‑ und Wartungsakte (BWA)?
Zusammenstellung aller Unterlagen, die für den rechtssicheren Betrieb erforderlich sind. Sie wird bei Projektübergabe gemäß DIN 276‑1 Anlage B übergeben und während der Nutzungsphase fortgeschrieben.Wie bindet man externe Gutachten ein?
PDF/A‑Langzeitformat, meta‑getaggt (Anlagennummer, Prüfer, Stichtag). Gutachten werden mit internen Prüfberichten verknüpft, um Doppelarbeiten zu vermeiden.Welche Rolle spielt KI bei Dokumenten?
KI‑Module erkennen Dokumenttypen, extrahieren relevante Datenfelder und bieten automatische Fristerinnerungen für wiederkehrende Prüfungen.Wie stellt man Compliance bei Audits sicher?
Regelmäßige Self‑Assessments, Abgleich mit Checklisten (GEFMA 190 Audit Facility Management), Nachverfolgung offener Maßnahmen im IWMS.