Patientenaufnahme als Schlüssel für einen optimalen Patientendurchlauf

• Räumliche und organisatorische Struktur: Die Aufnahmebereiche sollten so gestaltet sein, dass sie einen reibungslosen Durchsatz ermöglichen. Zentral gelegen im Eingangsbereich, gut ausgeschildert und barrierefrei erreichbar, fungiert die Patientenaufnahme als Drehscheibe. Genügend Anmeldecounter, Wartezonen und Besprechungsräume (für vertrauliche Gespräche) sind vorzusehen. Eine klare Trennung von Patientenströmen kann sinnvoll sein: etwa separierte Bereiche für elektive Patienten (mit Termin) und Notfallpatienten, um unterschiedliche Dringlichkeiten parallel handhaben zu können. Strukturell ist auch an Sicherheitsaspekte zu denken: z. B. Schleusenbereiche beim Zugang in klinische Bereiche. Wichtig ist außerdem die Nähe zu Diagnostik und Erstversorgungseinrichtungen – z. B. kurze Wege von der Notaufnahme zu Radiologie oder Schockraum. Für geplante Aufnahmen kann ein vorgelagerter Administrationsbereich eingerichtet sein, wo primär die bürokratischen Schritte erfolgen, bevor der Patient weitergeleitet wird. Insgesamt muss die Infrastruktur so bemessen sein, dass Stoßzeiten bewältigt werden können, ohne dass es zu räumlichen Engpässen kommt. Eine Fehlplanung kann gravierende Folgen haben: Wurde z. B. die räumliche Kapazität der zentralen Aufnahme zu klein dimensioniert, drohen ständige Überfüllung und lange Wartezeiten. „Bedingt durch eine Fehldimensionierung der Raumplanung kommt es ständig zu langen Wartezeiten bei der Patientenaufnahme.“. Daher sollten schon bei der Krankenhausplanung Aufnahmezonen großzügig und modular erweiterbar gestaltet werden, um zukünftige Bedarfe auffangen zu können.

• Technische Anforderungen und IT-Unterstützung: Eine moderne Patientenaufnahme erfordert eine leistungsfähige IT-Infrastruktur. Zentrales Element ist das Krankenhausinformationssystem (KIS), in dem Patientendaten erfasst und der Fall angelegt wird. Dieses System muss schnell und ausfallsicher sein, da jeder Systemausfall den Aufnahmeprozess unmittelbar lahmlegt. Ergänzend kommen spezielle Module oder Software für die Aufnahme zum Einsatz (z. B. digitale Anmeldeformulare, Versichertenkarte-Lesegeräte, Barcode-Drucker für Patientenarmbänder). Schnittstellen zur elektronischen Gesundheitskarte (eGK) erlauben das Einlesen der Versichertenstammdaten, was Zeit spart und Tippfehler reduziert. Zudem sollten IT-Schnittstellen zu anderen Systemen bestehen: etwa zur Laborsoftware (um gleich Laboranforderungen zu starten), PACS/Radiologie (für etwaige Aufnahmen), zur elektronischen Patientenakte und zu Abrechnungssystemen. Technisch notwendig sind auch Geräte zur Identifikation: Barcode- oder RFID-Armbanddrucker für Patientenidentifikationsbänder, Scanner für Dokumente (Einweisungsscheine, Überweisungen) und gegebenenfalls Biometrie (in manchen Häusern wird z. B. ein Foto gemacht für die Akte, um Verwechslungen vorzubeugen). Kommunikationsmittel wie Telefone, Alarmknöpfe, interne Messenger müssen vorhanden sein, um schnell die Fachabteilungen oder den Sicherheitsdienst zu kontaktieren. Auch Medizintechnik kann eine Rolle spielen: in der Notfallaufnahme sind Geräte für Vitalüberwachung (Monitor, Blutdruckmessgerät, Pulsoxymeter) und Notfallausrüstung (Defibrillator, Absaugung) unabdingbar, oft fest integriert. Für diese Geräte gilt das Medizinproduktegesetz bzw. die EU-Medizinprodukteverordnung – sie müssen regelmäßig gewartet und sicher betrieben werden (Betreiberpflicht). Technisch sollte weiter bedacht werden: Datenschutz und IT-Sicherheit – die EDV-Arbeitsplätze müssen so platziert sein, dass Unbefugte keine Bildschirminhalte einsehen (Datenschutz durch Screenfilter oder Aufstellung), und die Netzwerke müssen Patientendaten verschlüsselt übertragen. Schließlich erfordert eine optimale Aufnahme Backup-Systeme: Ein Notstromversorgung (USV) für IT bei Stromausfall, redundante Server oder Cloud-Lösungen für die Daten und ein klarer Downtime-Prozess (wenn EDV ausfällt, muss auf Papierformularen überbrückt werden können). Diese technischen Vorkehrungen sorgen dafür, dass der Aufnahmebetrieb auch in Störfällen handlungsfähig bleibt.

• Personelle Ressourcen und Qualifikationen: Der Faktor Mensch ist in der Patientenaufnahme zentral. Benötigt wird ein erfahrenes Team aus medizinischen Fachangestellten/Verwaltungsangestellten und Pflegekräften bzw. medizinischem Personal für die Ersteinschätzung. Typischerweise umfasst die Aufnahmeorganisation Empfangs- oder Pfortenmitarbeiter (für Orientierung und erste Registrierung), Aufnahmekräfte im administrativen Bereich (für Stammdatenmanagement, Versicherungsklärung, Unterschriften einholen) und in der Notfallaufnahme zusätzlich Notfallpfleger und diensthabende Ärzte für die medizinische Erstversorgung. Wichtig sind klare Rollenverteilungen: Wer ist verantwortlich für die Versicherungskarte und Personalien? Wer erhebt die Anamnese? Wer priorisiert medizinisch? – Diese Aufgaben müssen definiert und in Checklisten abgearbeitet werden. Personal quantitativ: Es muss ausreichend Personal insbesondere zu Stoßzeiten (z. B. morgens, wenn viele elektive Patienten kommen, oder abends in der Notaufnahme) vorhanden sein. Dazu gehören auch Springer oder Reservekräfte, die bei plötzlichem Andrang unterstützen. Qualitativ müssen die Mitarbeiter geschult sein in Kommunikation und Umgang mit Patienten, denn die Aufnahme ist auch ein Ort, wo Ängste und Unsicherheiten der Patienten gemanagt werden. Freundlichkeit und Professionalität im Auftreten tragen wesentlich zur Patientenzufriedenheit bei. Ebenso bedarf es Schulung in Datenschutz und Schweigepflicht – z. B. dürfen persönliche Daten nicht laut in voller Wartezone erfragt werden; Mitarbeiter müssen Verschwiegenheit bewahren. In der Notaufnahme ist darüber hinaus Stressresistenz und klinische Erfahrung nötig, um kritische Situationen zu erkennen. Häufig setzen Kliniken in der Erstaufnahme auf Multiprofessionalität: z. B. administrative Fachkräfte, die medizinisches Basiswissen haben, und Pflegekräfte, die auch administrative Schritte übernehmen können, um flexibel zu sein. Fortbildungen in Ersthilfe, Triage, EDV-Systemen, rechtlichen Grundlagen (Aufnahmeformulare, Einwilligungen) sind regelmäßig durchzuführen. Auch Fremdsprachenkenntnisse sind hilfreich, da die Aufnahme oft Dolmetscherfunktion übernimmt, bis professionelle Übersetzung organisiert ist.

• Zusätzlich zur vordergründigen personellen Ausstattung muss es organisatorisch Verantwortlichkeiten geben: Eine Aufnahmeleitung koordiniert die Abläufe, macht Dienstpläne, überwacht Prozesskennzahlen (z. B. mittlere Wartezeit) und fungiert als Bindeglied zum Klinikmanagement. In größeren Häusern gibt es eigene Abteilungen Patientenmanagement oder Casemanagement, die eng mit der Aufnahme verzahnt sind – insbesondere um direkt bei Aufnahme die Weichen für das Entlassungsmanagement oder spezielle Versorgungsbedarfe zu stellen. Schon während des Aufnahmeprozesses sollte ein Assessment erfolgen, ob der Patient z. B. poststationär Pflege braucht oder Case Management benötigt. Dieses Zusammenspiel erfordert personell, dass Aufnahmeteams zumindest sensibilisiert sind für solche Belange und ggf. Casemanager hinzuziehen.

• Zusammengefasst verlangt eine aufnahmefähige Organisation: zweckmäßige Räume, zuverlässige Technik und kompetentes Personal. Nur wenn alle drei Aspekte ineinandergreifen – die Infrastruktur ermöglicht effizientes Arbeiten, die IT unterstützt die Prozesse, und das Personal wendet die definierten Abläufe korrekt an – kann die Patientenaufnahme ihre Funktion als effektiver Startpunkt im Klinikprozess erfüllen.

• Raumausstattung und Ergonomie: Das FM ist verantwortlich für die Planung und Unterhaltung der Aufnahmeräumlichkeiten. Dazu zählt die Möblierung der Wartebereiche (ausreichend Sitzplätze, auch für Begleiter, kindgerechte Ecken, ggf. Trinkwasserstationen) und der Empfangsschalter (ergonomische Arbeitsplätze für Mitarbeitende, z. B. höhenverstellbare Tische, gute Beleuchtung). Die Innenarchitektur sollte sowohl einladend wirken (denn sie prägt den ersten Eindruck) als auch funktional sein – z. B. durch ein Wegeleitsystem, das Patienten klar zur Aufnahme und weiter zu Ambulanzen oder Stationen führt. Das FM achtet darauf, dass Barrierefreiheit gewährleistet ist: Rampen oder ebenerdige Zugänge für Rollstuhlfahrer, automatische Türen, ausreichende Bewegungsflächen für Betten und Rollstühle, sowie kontrastreiche und gut lesbare Beschilderung für sehbehinderte Menschen. Auch Induktionsschleifen am Schalter für Hörgeräte-Träger oder mehrsprachige Beschilderung fallen in diesen Bereich. Brandschutz ist ebenso ein FM-Thema: In Wartebereichen dürfen keine Fluchtwege verbaut sein, und es muss ein klar verständlicher Evakuierungsplan aushängen. Kliniken beherbergen viele ortsunkundige Personen, daher sind Brandabschnitte (Feuerschutztüren) und gut sichtbare Notausgangs-Hinweise erforderlich. Das FM sorgt für regelmäßige Brandschutzübungen und die Ausstattung mit Feuerlöschern, Rauchmeldern etc. im Aufnahmebereich.

• IT-Arbeitsplätze und technische Infrastruktur: Das Facility Management arbeitet eng mit der IT-Abteilung zusammen, um die technische Infrastruktur bereitzustellen. Das umfasst die Installation von ausreichend vielen EDV-Arbeitsplätzen in der Anmeldung, Verkabelung oder WLAN für mobile Geräte (z. B. Tablets für Aufnahmeteams), sowie Kiosksysteme oder Terminals. FM stellt sicher, dass Strom- und Datennetze zuverlässig funktionieren und bei Umbauten oder Erweiterungen korrekt angepasst werden. Auch Klimatisierung und Beleuchtung fallen hierunter – Serverräume für die KIS-Server benötigen Kühlung, Arbeitsplätze gutes Licht. FM kümmert sich zudem um Datensicherheit im physischen Sinne: abschließbare Schränke für Papierakten, Sichtschutz an Bildschirmen, Zugangsbeschränkung zu Räumen mit sensiblen Daten (Serverräume, Archiv).

• Erreichbarkeit und Zutrittslogistik: Unter FM-Aspekten bedeutet Erreichbarkeit, dass Patienten die Aufnahme leicht finden und auch bei hoher Frequenz die Zugangswege nicht blockiert werden. Das FM regelt z. B. die Verkehrsführung vor dem Eingang: Kurzzeit-Parkplätze oder Haltezonen für Krankenwagen und PKW, damit ankommende Patienten aussteigen können, ohne Stau zu verursachen. Im Inneren sorgt ein durchdachtes Wegeleitsystem (Beschilderung, Bodenmarkierungen oder farbliche Kodierung) dafür, dass Patienten und Besucher den Weg zur Aufnahme und weiteren Bereichen schnell verstehen. Gerade große Klinikgebäude erfordern hier eine gute Navigation – oft Teil des FM-Konzepts. Die Zutrittslogistik bezieht sich darauf, Personenströme zu kontrollieren: Während tagsüber oft viele Menschen ins Krankenhaus ein- und ausgehen (ähnlich einem öffentlichen Gebäude), müssen dennoch bestimmte Bereiche geschützt sein. Das FM implementiert Zutrittskontrollen dort, wo nötig – z. B. Schranken oder Kartenleser zu OP-Trakten oder Stationen. In der Regel ist die Hauptaufnahme eine öffentliche Zone, doch dahinter beginnt der geschützte Bereich. Besucher erhalten ggf. Ausweise oder müssen sich am Empfang registrieren. FM kann hier Systeme bereitstellen, die den Empfang unterstützen: z. B. Besucherausweis-Drucker oder elektronische Zugangssysteme. „Während der Besuchszeiten können Personen das Krankenhaus frei betreten... Die Kontrolle durch das Empfangs- oder Pflegepersonal ist eingeschränkt, was die Bedeutung von Sicherheitstechnologien wie Kameras, Zugangskontrolle oder die Verteilung von Besucherausweisen am Empfang erhöht.“. Das zeigt, wie FM durch Videoüberwachung und Zugangstechnik mithelfen kann, im Aufnahmebereich die Sicherheit zu erhöhen und unbefugtes Eindringen zu erschweren, ohne den offenen Charakter zu verlieren.

• Sicherheit und Notfallmanagement: Das Facility Management trägt Verantwortung für Safety & Security im gesamten Gebäude – so auch in der Aufnahme. Dazu gehört z. B. die Installation von Überwachungskameras im Eingangs- und Wartebereich zur Prävention von Gewalt oder Diebstahl. In vielen Krankenhäusern gibt es einen Sicherheitsdienst; FM steuert dessen Einsatz und stellt Alarmierungswege bereit (z. B. Notfallknöpfe am Empfangstresen, mit denen Sicherheitspersonal oder ein Alarmteam gerufen werden kann). Arbeitsschutz ist ein weiterer Aspekt: Aufnahmebereiche müssen so gestaltet sein, dass Mitarbeiter vor Übergriffen geschützt sind (z. B. durch Panzerglas an Nachtschaltern, Möglichkeit sich zurückzuziehen). Zudem hat FM die Pflicht, für Hygienesicherheit mitzuwirken: ausreichende Handwaschbecken oder Desinfektionsmittelspender im Anmeldebereich (gemäß Hygienerichtlinien), ggf. bauliche Trennung infektiöser Patienten (Isolationswartezimmer mit eigener Lüftung). Gerade durch das IfSG (Infektionsschutzgesetz) gibt es Anforderungen, z. B. das Vorhalten von Isolationsbereichen für Verdachtsfälle (z. B. einen separaten Raum, wo ein Patient mit Verdacht auf offene Tuberkulose warten kann, ohne andere anzustecken). FM sorgt für die bauliche Umsetzung solcher Anforderungen – etwa Unterdruckräume in der Notaufnahme für hochansteckende Patienten. Des Weiteren fällt unter Sicherheit die Technische Betriebssicherheit: Alle Anlagen (z. B. automatische Türantriebe, Aufzüge, Brandmeldeanlagen) müssen gewartet sein, damit im täglichen Betrieb und im Notfall alles funktioniert. Diese Betreiberpflicht obliegt dem Krankenhaus bzw. seinem FM und wird durch Gesetze wie die Betriebssicherheitsverordnung und diverse technische Normen geregelt. Beispielsweise müssen Brandmeldeanlagen und Notbeleuchtung regelmäßig geprüft werden, Zutrittssysteme funktionieren und bei Ausfall von Strom ein Notstromaggregat die kritischen Bereiche – inklusive der Aufnahme-IT – versorgen.

• Barrierefreiheit und Service: FM stellt sicher, dass der gesamte Aufnahmeprozess inklusiv ist. Dazu zählen bauliche Barrierefreiheit (schwellenlose Zugänge, taktile Leitstreifen für Blinde, rollstuhlgerechte Möblierung) wie auch Serviceeinrichtungen: behindertengerechte Toiletten in Wartebereichsnähe, eine Induktionsanlage für Hörgeschädigte am Empfangsschalter, visuelle Aufrufsysteme (Displays oder Nummern) statt nur Ausrufe, um auch Hörbehinderte zu erreichen. Auch das Klima (Temperatur, Belüftung) und Sauberkeit im Wartebereich organisiert das FM – angenehme Umgebung reduziert Stress für wartende Patienten.

• In all diesen Punkten fungiert das Facility Management als Enabler für einen optimalen Aufnahmeprozess: Es liefert die hardware, auf deren Basis die software (Prozess und Personal) effektiv arbeiten kann. FM-Maßnahmen haben direkten Einfluss auf Wartezeit und Patientenzufriedenheit – z. B. ausreichend Parkplätze nahe dem Eingang oder eine durchdachte Raumaufteilung mit genügend Warteplätzen helfen Wartezeiten patientenfreundlich zu gestalten. Letztlich sind Gebäude und Technik nie Selbstzweck, sondern stets im Dienst der Prozesse: FM und Aufnahmemanagement müssen daher eng kooperieren, um durch bauliche Anpassungen und infrastrukturelle Unterstützung den Patientendurchlauf kontinuierlich zu verbessern.

• IT-Schnittstellen: Die elektronische Vernetzung zwischen Aufnahme-IT (KIS) und anderen Systemen muss reibungslos funktionieren. Beispielsweise sollen die in der Anmeldung erfassten Patientendaten sofort auf den Stationsterminals verfügbar sein, sodass Ärzte und Pflegekräfte auf Station direkt darauf zugreifen können (Name, Geburtsdatum, Fallnummer, vorliegende Dokumente). Ebenso muss die Aufnahme Daten vom Einweisenden (Hausarzt, Ambulanzen) möglichst digital erhalten – etwa via elektronischer Einweisung oder eArztbrief. Das Schnittstellenmanagement umfasst hier die Gewährleistung von Standards (z. B. HL7, FHIR) und Formaten, damit Systeme miteinander reden können. Ein fehlender Link kann erhebliche Folgen haben: Wenn z.B. das Laborinformationssystem nicht informiert wird, dass ein Patient aufgenommen ist, können Proben nicht zugeordnet werden. Daher gehören IT-Verantwortliche ins Aufnahmeteam, zumindest virtuell, um die Prozesse abzustimmen. Auch Datenschnittstellen zum Entlassmanagement (nachgelagerte Prozesse) werden idealerweise bei Aufnahme schon vorbereitet – etwa indem automatisch ein Hinweis an das Casemanagement geht, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind (älterer, pflegebedürftiger Patient etc.).

• Medizinisch-pflegerische Schnittstellen (Station/Pflege/Ärztlicher Dienst): Sobald die Aufnahme abgeschlossen ist, übernimmt in der Regel die Zielstation die weitere Betreuung. Hier darf kein Bruch entstehen: Aufnahmeleitung und Pflegeleitung der Station müssen eng kooperieren. Praktisch bedeutet das: Die Station wird über neue Aufnahmen informiert (klassisch per Telefonanruf „Patient kommt jetzt auf Zimmer X“ oder moderner via elektronischer Nachricht). Pflegepersonal auf Station bereitet das Bett und das Zimmer vor und empfängt den Patienten, ggf. führt es ein Aufnahmegespräch (pflegerische Anamnese). Wenn besondere Bedürfnisse vorliegen (Isolation, Sturzgefahr, Demenz), sollte dies bereits von der Aufnahme weitergegeben werden. Ein fließender Übergang ist wichtig, um keine Zeit zu verlieren und dem Patienten das Gefühl einer organisierten Betreuung zu vermitteln. Ärzte der weiterbehandelnden Abteilung müssen frühzeitig in den Informationsfluss einbezogen werden: bei Notfällen oft durch einen Übergabearzt aus der ZNA, bei Elektivpatienten durch das bereitliegende Einweisungsfax oder Vorgespräch. Gute Schnittstellenkommunikation zeigt sich auch daran, dass die Aufnahme anruft, wenn sich Verzögerungen ergeben („Patient muss noch auf Ergebnisse warten, kommt später auf Station“), damit Stationsteams planen können.

• Interne Dienstleister: Neben Stationen sind auch Funktionsabteilungen (Radiologie, Endoskopie, etc.) Schnittstellen. Wenn z.B. in der Aufnahme entschieden wird, dass ein Notfallpatient sofort zum CT muss, muss die Radiologie informiert werden. Hier helfen definierte Protokolle („Stroke-Code“ etc.) und Direktleitungen. Das Transportdienst-Team (Krankenhauslogistik) ist ebenso eine Schnittstelle: Sobald der Patient angemeldet und soweit fertig ist, muss ggf. ein Transport auf Station organisiert werden. Reibungslos läuft es, wenn die Aufnahme per System oder Telefon den Transportdienst disponieren kann. Auch die Krankenhausapotheke kann beteiligt sein – etwa wenn bei Aufnahme ein home Medikation-Check erfolgt oder dringend ein Medikament gebraucht wird.

• Externe Schnittstellen (Zuweiser, Rettungsdienst, Dienstleister): Vor allem bei direkten Einweisungen und Notfällen ist die Verbindung zu externen Partnern wichtig. Einweisende Ärzte erwarten häufig eine Rückmeldung, ob ihr Patient aufgenommen wurde – dies kann durch die Aufnahme über ein Fax/Brief oder elektronisch (Ärzteportal) erfolgen. Insbesondere wenn eine geplante Aufnahme nicht erfolgen kann (z. B. Bettensperre), sollte die Aufnahme unverzüglich den Zuweiser informieren, damit der Patient nicht umsonst anreist. Der Rettungsdienst als weiterer Partner benötigt klar definierte Übergaben: Vom Rettungsteam müssen alle relevanten Infos (Vitalwerte, Ereignishergang) an die Notaufnahme übergeben werden – idealerweise schriftlich im Notfallprotokoll und mündlich an das Aufnahme-/Notfallteam. Die Schnittstelle hier ist kritisch, weil Missverständnisse fatal sein können; viele Kliniken haben dafür feste Prozesse („melden beim diensthabenden Notfallpfleger an, der alle Infos dokumentiert“). Externe Dienstleister können auch Dolmetscher, Sozialdienste oder Reinigungsdienste sein. Beispielsweise, wenn ein Patient mit Migrationshintergrund kommt und Verständigungsprobleme bestehen, muss die Aufnahme einen Dolmetscher hinzuziehen (oft telefonisch). Oder wenn ein Patient kontaminiert ist (etwa nach Chemieunfall), muss der Reinigungsdienst für die Schleuse bereitstehen. Solche externen Akteure müssen in ein Netzwerk eingebunden sein, damit im Bedarfsfall rasch Kontakt hergestellt wird.

• Aufnahmeleitung und Klinikmanagement: Intern ist die Aufnahmeleitung die Schnittstelle zum Krankenhausmanagement. Sie berichtet Kennzahlen, Schwierigkeiten und koordiniert übergeordnete Maßnahmen (z. B. falls die Notaufnahme überlastet ist, alarmiert sie den Krisenstab oder veranlasst Umverlegungen). Governance-Aspekte erfordern, dass die Aufnahme eng mit Qualitätsmanagement und Datenschutzbeauftragtem kooperiert. Beispielsweise wenn neue Datenschutzrichtlinien greifen, müssen Aufnahmeprozesse angepasst und das Personal instruiert werden – hier vermittelt die Aufnahmeleitung zwischen Datenschutzexperten und dem Team.

• Gesetzliche Rahmenbedingungen: Zentral sind hier zunächst die Sozialgesetzbücher (insb. SGB V), die regeln, wer Anspruch auf Krankenhausbehandlung hat und wie die Finanzierung erfolgt. Gemäß §39 SGB V haben Versicherte Anspruch auf vollstationäre Behandlung in zugelassenen Krankenhäusern, wenn sie medizinisch notwendig ist – daraus folgt, dass die Aufnahme eines Patienten mit gültiger Einweisung eine Pflichtleistung ist. Wichtig ist auch § Emergency-Versorgung: In Notfällen muss jeder Patient behandelt werden, unabhängig von Versicherungsstatus – dies ergibt sich aus SGB V (§76 Abs.1 S.2 SGB V, Notfallbehandlungspflicht) in Verbindung mit der ärztlichen Garantenpflicht (§323c StGB, unterlassene Hilfeleistung). Für die Aufnahme bedeutet das: Kein medizinischer Notfall darf abgewiesen werden. Krankenhäuser sind also verpflichtet, organisatorisch sicherzustellen, dass akut behandlungsbedürftige Personen jederzeit adäquat erstversorgt und aufgenommen werden können (zur Not auch wenn keine Formalitäten geklärt sind). Für elektive Patienten hingegen verlangt das System meist einen Einweisungsschein und ggf. eine Kostenübernahmeerklärung (gerade bei Privat- oder Auslandspatienten). Hier greift SGB V insofern, als die Kasse des Versicherten die Kosten nur übernimmt, wenn eine ordnungsgemäße Einweisung oder Überweisung vorlag – die Aufnahme muss also prüfen, ob die formalen Voraussetzungen erfüllt sind (z. B. bei gesetzlichen Versicherten die elektronische Gesundheitskarte und die Arzt-Einweisung). Auch das Patientenrechtegesetz (als Teil des BGB und SGB V) spielt herein: Patienten haben Rechte auf Information und Aufklärung, auch bei Aufnahmeprozessen (z. B. muss ein Behandlungsvertrag abgeschlossen und vom Patienten oder Vertreter unterschrieben werden – die Aufnahme organisiert dies).

• Infektionsschutzgesetz (IfSG): Das IfSG verpflichtet Einrichtungen des Gesundheitswesens, bestimmte Hygienestandards und Meldewege einzuhalten. Bei der Aufnahme ist relevant, dass bei Verdacht auf meldepflichtige Infektionskrankheiten (z. B. Cholera, Masern, COVID-19) sofort Maßnahmen zu treffen sind: Isolation des Patienten, Nutzung persönlicher Schutzausrüstung und unverzügliche Meldung an das Gesundheitsamt (§6, §8 IfSG). Viele Krankenhäuser haben daher in ihren Aufnahmeformularen Fragen integriert (Reiseanamnese, Symptome) oder messen Fieber am Eingang, um solche Verdachtsfälle zu erkennen. In einigen Bundesländern gibt es mittlerweile Vorgaben, dass bei bestimmten Risikopatienten Screenings (z. B. MRSA-Abstrich) direkt bei Aufnahme erfolgen sollen – das dient dem Infektionsschutz im Haus. Facility Management und Hygienefachkräfte müssen hier gewährleisten, dass es entsprechende Isolationsmöglichkeiten und Hygieneausstattung gibt. Governance-seitig bedeutet IfSG auch, dass Schulungen des Personals in Hygiene verpflichtend sind – dies fällt in die Betreiberverantwortung.

• Datenschutz (DSGVO) und Schweigepflicht: Krankenhäuser verarbeiten hochsensible personenbezogene Daten (Gesundheitsdaten gelten nach DSGVO als besondere Kategorie mit erhöhtem Schutz). Bereits im Aufnahmeprozess werden Daten erhoben (Personalien, Versicherungsnummer, Diagnose, Befunde). Die DSGVO verlangt Transparenz und Zweckbindung: Patienten müssen bei Aufnahme eine Datenschutzhinweis erhalten, der erläutert, welche Daten wofür gespeichert werden. Oft unterschreibt der Patient eine Einwilligung zur Datenverarbeitung bzw. bestätigt die Kenntnisnahme. Die Verarbeitung ist in der Regel durch gesetzliche Grundlagen erlaubt (Behandlungsvertrag, § 301 SGB V Datenaustausch mit Kassen). Trotzdem muss die Aufnahme Datensparsamkeit wahren – nur relevante Daten erheben – und für Datensicherheit sorgen. Praktisch heißt das: PCs immer gegen unbefugte Nutzung gesperrt halten, nur berechtigtes Personal hat Zugriff auf Patientendaten, keine medizinischen Details im Warteraum ausplaudern. Die ärztliche Schweigepflicht erstreckt sich auf alle Mitarbeitenden: Was in der Aufnahme über Patienten bekannt wird, darf nicht an Unbefugte dringen. Deshalb sind z. B. Rufnamensanzeigen kritisch – es darf kein Diagnoseschlüssel für alle sichtbar auftauchen („Herr X, Diagnose HIV, bitte Aufnahme“) – solche Dinge sind zu vermeiden. DSGVO-konform ist auch die Pflicht, Daten nur so lange aufzubewahren, wie nötig. Allerdings greifen hier noch Sondervorschriften zur Aufbewahrung: Das Patientenaktenrecht (z.B. §630f BGB) und landesrechtliche Krankenhausgesetze schreiben meist vor, medizinische Unterlagen mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Die Aufnahmeunterlagen (Anamnesebogen, Einwilligungen) gehören zur Patientenakte und unterliegen dieser Frist. Governance muss also regeln, wie die Archivierung erfolgt (Papier oder elektronisch) und wie Datenschutz dabei gewährleistet bleibt (Zugriffsschutz, sichere Vernichtung nach Fristablauf).

• Medizinprodukterecht und Arbeitsschutz: Wenn in der Aufnahme medizinische Geräte verwendet werden (Blutdruckmessgeräte, EKG, Thermometer), greifen das Medizinprodukterecht und die Betreiberverordnung. Der Krankenhausträger ist verpflichtet, nur geprüfte und zugelassene Geräte einzusetzen, diese regelmäßig warten zu lassen (Messtechnische Kontrolle, Sicherheitsüberprüfungen) und das Personal im Umgang zu schulen. Das betrifft z.B. Defibrillatoren in der Notaufnahme oder Labor-Schnelltestgeräte in der Aufnahmediagnostik. Verstöße können nicht nur Patienten gefährden, sondern auch behördliche Auflagen nach sich ziehen. Im Aufnahmebereich als Arbeitsplatz gilt ferner die Arbeitsstättenverordnung: genügend Pausen, ergonomische Arbeitsplätze, Schutz vor Überlastung – hier hat der Arbeitgeber (Betreiber) Verantwortung.

• Governance und Steuerungsmodelle: Organisatorisch kann die Patientenaufnahme unterschiedlich verankert sein. Viele Krankenhäuser haben ein Zentrales Patientenmanagement oder Aufnahmemanagement, das direkt der Geschäftsführung oder dem Pflegedirektorium unterstellt ist. Andere verteilen die Verantwortlichkeit dezentral (z.B. jede Fachabteilung nimmt ihre Patienten selbst auf, was aber seltener wird). Ein modernes Steuerungsmodell ist die Zentrale Patientenaufnahme (ZPA), die alle elektiven und notfallmäßigen Aufnahmen unter einem Dach bündelt und von einem eigenen Leitungsteam gemanagt wird. Diese Leitung muss eng mit dem Belegungsmanagement (Bettensteuerung) zusammenarbeiten – oft sind beide in einer Stabsstelle kombiniert. Im Sinne der Governance braucht es klare Regelungen und SOPs (Standardarbeitsanweisungen) für die Aufnahmeprozesse: vom Umgang mit Selbstzahlern bis zur Frage, wer wann welche Formulare unterschreiben darf. Regelmäßig werden diese Vorgaben im Qualitätsmanagement-Handbuch festgeschrieben, auditiert (etwa nach ISO 9001 oder proCum Cert im Gesundheitswesen) und müssen aktuellen Gesetzen entsprechen.

• Betreiberpflichten und Haftung: Der Krankenhausträger (Betreiber) trägt die rechtliche Verantwortung dafür, dass die Aufnahme ordnungsgemäß funktioniert. Dazu zählt die Verkehrssicherungspflicht: Wartebereiche müssen sicher sein (keine Stolperfallen, regelmäßige Reinigung, Desinfektion – gerade wichtig in Pandemiezeiten nach IfSG). Wenn ein Patient z.B. im Aufnahmebereich stürzt, kann der Betreiber haftbar sein, falls z.B. der Boden nass und ungesichert war. Ebenso haftet der Betreiber für Datenschutzverletzungen (bei DSGVO-Verstößen drohen Bußgelder). Um Pflichten zu erfüllen, bestellen Krankenhäuser Datenschutzbeauftragte, Hygienebeauftragte etc., die auch in der Aufnahme tätig werden (z.B. Audits durchführen). Betreiberpflicht ist auch, Notfallpläne vorzuhalten: für Massenanfall von Verletzten (MANV) muss es ein Aufnahmeprotokoll geben, wer zuständig ist, wenn plötzlich Dutzende Patienten kommen; für IT-Ausfall muss es definierte Prozesse geben. Diese Pläne fallen unter das Klinik-Krisenmanagement und werden idealerweise geübt. Auch die Thematik Aufnahme-Stopp (z. B. bei Norovirus-Ausbruch oder Überfüllung) ist heikel: Die Krankenhausleitung muss entscheiden, wann ein Aufnahmestopp verhängt wird und wie er kommuniziert wird (Rettungsleitstellen, Pressestelle etc.), alles unter Beachtung der gesetzlichen Verpflichtungen zur Notfallversorgung.

• Ein weiteres Governance-Instrument ist die Kennzahlensteuerung. Typische KPIs der Aufnahme: durchschnittliche Wartezeit bis Anmeldung, Zeit von Anmeldung bis stationäre Aufnahme, prozentuale Belegung, Patientenzufriedenheit in der Aufnahme, Quote fehlender Unterlagen, ggf. Notaufnahmestatistiken (z.B. Triagekategorie vs. Wartezeit). Diese Zahlen werden im Führungsteam diskutiert, um Ressourcenentscheidungen zu treffen (mehr Personal? andere Öffnungszeiten?). Aktuell fordern Aufsichtsbehörden auch eine stärkere Verzahnung von Aufnahme und Entlassung – das Entlassmanagement muss "zeitnah mit der Patientenaufnahme beginnen", was z.B. in §11 Absatz 4 SGB V verankert ist (nachstationäre Versorgung einleiten). Hier überwacht die Krankenhausverwaltung, ob entsprechende Prozesse implementiert sind.

• FM-Richtlinien und bauliche Vorgaben: Für den Bereich der Aufnahme gelten auch baurechtliche und technische Richtlinien, die der Betreiber einhalten muss. Zum Beispiel gibt es in manchen Bundesländern Krankenhausbau-Verordnungen, die Mindestanforderungen an Räume stellen (Raumgröße der Aufnahme, Anzahl der Untersuchungsräume etc.). Brandschutzvorgaben (aus Bauordnung und technischen Regeln) verlangen z.B., dass Wartezonen mit mehr als X Personen bestimmte Breiten für Fluchtwege haben und Brandmelder installiert sind. Barrierefrei-Verordnung (DIN 18040) fordert, dass öffentlich zugängliche Bereiche, zu denen die Aufnahme zählt, barrierefrei gestaltet sind – Nichtbeachtung kann zu Beschwerden und rechtlichen Folgen führen. Das FM achtet auf diese Normen, aber es ist die Betreiberverantwortung, sie umzusetzen.

• In Summe muss die Governance sicherstellen, dass die Patientenaufnahme sowohl rechtskonform als auch effizient betrieben wird. Dies wird erreicht durch klare Organisationsstrukturen, fortlaufende Schulung der Mitarbeiter zu den rechtlichen Pflichten (Datenschutz, Schweigepflicht, Arbeitsschutz, Hygiene), und interne Kontrollen. Die Aufnahmeleitung hat hier eine Schlüsselfunktion: sie übersetzt gesetzliche Anforderungen in praktische Anweisungen und überprüft deren Einhaltung. Beispielsweise kann sie regelmäßige Compliance-Checks machen (etwa stichprobenartig prüfen, ob alle Datenschutzhinweise unterzeichnet wurden, ob überall Patientenarmbänder angelegt sind etc.). Letztlich schützt die Einhaltung der Regeln nicht nur Patientenrechte, sondern auch das Krankenhaus vor rechtlichen Risiken – und unterstützt gleichzeitig das Ziel, qualitativ hochwertige, sichere Abläufe im Sinne des optimalen Patientendurchlaufs zu gewährleisten.

Zur systematischen Risikobewertung in komplexen Prozessen wie der Patientenaufnahme eignet sich die FMEA (Fehlermöglichkeits- und -Einfluss-Analyse). Mit einer FMEA wird der gesamte Aufnahmeprozess Schritt für Schritt auf potenzielle Fehler durchleuchtet: Was könnte an diesem Schritt alles falsch laufen? Was wären die Ursachen und was die Auswirkungen davon? Anschließend wird für jeden möglichen Fehler das Risiko bewertet, meist anhand der Kriterien Auftretenswahrscheinlichkeit, Schweregrad der Auswirkung und Entdeckungswahrscheinlichkeit (bis der Fehler auffällt). Aus dieser Bewertung (oft in Form einer Risikoprioritätszahl multipliziert) lassen sich Prioritäten für Gegenmaßnahmen ableiten.

Eine FMEA der Patientenaufnahme würde typischerweise folgende Prozessschritte berücksichtigen: Empfang/Erstkontakt, Identitätsfeststellung, Datenerfassung im System, Versicherungsklärung, medizinische Ersteinschätzung/Triage, ggf. Diagnostik anfordern, Zuweisung auf Station, Informationsweitergabe an Station, etc. Für jeden Schritt werden Fehlermodi gesammelt.

• Fehler im Schritt Identitätsfeststellung: Möglichkeit: Patient wird mit falschem Datensatz verknüpft (z.B. Namensverwechslung). Ursache: unvollständige Prüfung, ähnliche Namen, Systemfehler bei Suche. Auswirkung: Falsche Behandlung oder Verwechslung von Laborproben, Gefahr für Patientensicherheit. Aktuelle Kontrollen: z.B. Patientenarmband-Check – wirksam? Risikobewertung: hoch (da Auswirkung gravierend), Maßnahmen: strengere ID-Protokolle (2-Faktor-Check).

• Fehler im Schritt Datenerfassung: Möglichkeit: Wichtige Info (Allergie, Medikationsliste) wird nicht dokumentiert. Ursache: Patient wusste es nicht, Aufnahmeformular unübersichtlich, Zeitdruck. Auswirkung: Mögliche Fehlmedikation oder Behandlungskomplikation. Aktuell: manuelle Nachfragen, aber kein Systemabgleich. Risiko: mittel bis hoch. Maßnahme: elektronischer Abgleich mit E-Medikationsplan oder Checkliste für Allergien.

• Fehler im Schritt Triage: Möglichkeit: Schweregrad fehleingeschätzt (z.B. Patient mit ernstem Problem wird als weniger dringend eingestuft). Ursache: Personal unerfahren, Symptome unklar, Triage-System falsch angewandt. Auswirkung: Behandlung zu spät, Gefahr für Leben. Aktuell: Triage nach Protokoll, aber kein Zweitcheck. Risiko: sehr hoch. Maßnahme: Schulungen, Supervision (Triage durch 2 Personen bei Unsicherheit).

• Fehler im Schnittstellen-Schritt Info an Station: Möglichkeit: Station wird nicht über ankommenden Patienten informiert. Ursache: Anruf vergessen, Systemmitteilung ausgefallen. Auswirkung: Station unvorbereitet, Verzögerung beim Erstassessment auf Station, Patient evtl. unbeaufsichtigt. Maßnahme: digitale Alarmierung automatisiert oder Checkliste „Station benachrichtigt: ja/nein“ im System mit Pflichtfeld.

• Fehler im Administrations-Schritt Versicherungsdaten: Möglichkeit: Falsche Versicherung erfasst -> Abrechnungsproblem. Ursache: Karte defekt, manuelle Eingabe falsch. Auswirkung: Nacharbeit in Verwaltung, evtl. Zahlungsausfall. Risiko: moderat, Maßnahme: eGK-Lesegerät nutzen, Versicherungsstatus online prüfen lassen.

• Ein wesentlicher Vorteil der FMEA ist ihr präventiver Charakter: Man analysiert Fehlerquellen, bevor ein tatsächlicher Schaden eintritt, und kann vorbeugend handeln. Beispielsweise könnte eine FMEA ergeben, dass die Wahrscheinlichkeit eines Patientenvertauschungs-Fehlers hoch, aber die Entdeckungsmöglichkeit niedrig ist (den Fehler merkt man meist erst, wenn was passiert ist). Das würde eine hohe Risikozahl geben – also prioritäres Handlungsfeld. Als Gegenmaßnahme beschließt man dann z.B. die Einführung von patientenidentifizierenden Armbändern mit Barcode als Pflicht bei jeder stationären Aufnahme, plus Scannerkontrolle vor jeder Medikamentengabe. Nach Umsetzung solcher Maßnahmen sollte man die FMEA neu bewerten – idealerweise sinkt das Risiko deutlich.

• In der Aufnahme kann man FMEA-Workshops interdisziplinär durchführen: Aufnahme-Personal, Ärzte, Pflege, IT, QM und vielleicht ein externer Blick (z.B. vom Rettungsdienst oder einem Patientenvertreter) analysieren gemeinsam. Oft werden dabei prozessuale Schwächen offenbar, an die man im Alltag gar nicht denkt. Wichtig ist, die FMEA-Ergebnisse auch in konkrete Qualitätsmaßnahmen zu überführen: Etwa Anpassung eines SOP, zusätzliche Schulungen oder Investition in Technik. Die FMEA sollte zudem dynamisch gehalten werden – Prozesse ändern sich (neue IT, neue Gesetzeslage) und damit auch Fehlerquellen. Daher empfiehlt es sich, die FMEA der Aufnahme z.B. jährlich oder nach gravierenden Ereignissen zu aktualisieren.

• Ein Beispiel für FMEA-Erfolg: Stellt man fest, dass „Patient verlässt Aufnahme ohne vollständige Registrierung“ (z.B. im Chaos eines vollen Wartezimmers ein Patient wieder gegangen, ohne dass jemand merkte) ein denkbarer Fehler ist, könnte Maßnahme sein: Zugangstüren so zu gestalten, dass man den Wartebereich nur durch den Empfangsbereich verlassen kann (damit Personal es sieht) oder ein System einzuführen, das die Anwesenheit trackt. Solche Dinge können Patientensicherheit und auch ökonomische Aspekte (niemand „verschwindet“ unbemerkt) verbessern.

• Zusammengefasst hilft eine FMEA der Aufnahmeorganisation, kritische Fehlerquellen systematisch zu erkennen und Risiken zu bewerten. Dadurch können Einrichtungen proaktiv gegensteuern, bevor ein Fehler tatsächlich Patienten schadet. Gerade in einem sicherheitskritischen Bereich wie der Notfallaufnahme ist das unverzichtbar. FMEA ist zudem oft Bestandteil von Zertifizierungen im Qualitätsmanagement – es demonstriert den Willen zur kontinuierlichen Verbesserung und Risikominimierung. Schließlich gilt: Niemand kann alle Fehler verhindern, aber man kann robuste Prozesse bauen, die fehlertolerant sind und Probleme frühzeitig auffangen.

• 1. Zentrale Strukturen mit klarer Verantwortlichkeit: Etablieren Sie eine Zentrale Patientenaufnahme, die organisatorisch als eigenständige Einheit geführt wird. Benennen Sie eine erfahrene Aufnahmeleitung, welche die Gesamtverantwortung trägt und die Schnittstelle zu Klinikmanagement, IT, Pflege und FM bildet. Einheitliche Führung ermöglicht konsistente Prozesse, schnelle Entscheidungen und gezielte Verbesserungen. Gleichzeitig sollten bereichsübergreifende Gremien (z.B. ein Lenkungsausschuss Aufnahme/Notaufnahme) eingerichtet werden, um regelmäßigen Austausch zwischen allen Beteiligten zu fördern.

• 2. Standardisierung und Prozessmanagement: Entwickeln Sie Standard Operating Procedures (SOPs) für alle wichtigen Abläufe der Aufnahme – von der elektiven Anmeldung bis zum Notfallschockraum. Diese Standards sollten schriftlich fixiert, trainiert und regelmäßig aktualisiert werden. Nutzen Sie Methoden des Prozessmanagements, um Abläufe zu analysieren und Verschwendung zu eliminieren. Kennzahlen wie Wartezeit, Prozesszeit pro Patient, Quote fehlender Daten etc. sollten kontinuierlich erhoben und in Qualitätszirkeln besprochen werden. Durch ein Prozesscontrolling lassen sich Engpässe erkennen und Gegenmaßnahmen ableiten.

• 3. Investition in Personal und Schulung: Sichern Sie eine bedarfsgerechte Personalbesetzung in der Aufnahme. Planen Sie mit Puffer für Stoßzeiten und unvorhergesehene Lagen (z.B. Personal auf Abruf). Stellen Sie ein multiprofessionelles Team zusammen – Verwaltungsfachkräfte, medizinische Fachangestellte, Pflegekräfte mit Notfallerfahrung – um alle Anforderungen abzudecken. Regelmäßige Schulungen sind Pflicht: Dazu zählen Trainings in Triage, Erste Hilfe, Deeskalation bei aggressiven Patienten, EDV-Systeme, Datenschutz und interkultureller Kommunikation. Simulationsübungen, z.B. für Massenanfall von Verletzten, stärken die Teamkoordination und machen die Organisation resilient gegenüber außergewöhnlichen Situationen.

• 4. Patientenzentrierung und Kommunikation: Richten Sie die Prozesse konsequent an den Bedürfnissen der Patienten aus. Das bedeutet: Klare Informationen bereitstellen (z.B. Merkblatt zur Aufnahme, sichtbare Mitarbeiter-Namensschilder, mehrsprachige Hinweise), Transparenz über Wartezeiten schaffen und Erwartungen managen (z.B. digitale Anzeigen oder regelmäßige Updates durch Personal). Implementieren Sie Feedback-Schleifen – Befragungen oder ein Kummerkasten im Wartebereich – um direkt von Patienten Hinweise auf Schwachstellen zu erhalten. Freundlichkeit und Empathie im Auftreten des Aufnahme-Teams sind entscheidend: Schulungen in Service-Exzellenz und ein Belohnungssystem für gute Patientenzufriedenheit können Motivation schaffen. Denkbar ist auch der Einsatz von Patientenlotsen oder Freiwilligen, die im Wartebereich ansprechbar sind.

• 5. Digitalisierung vorantreiben: Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung zur Optimierung. Konkret sollten Patientenportale eingeführt werden, über die Vorab-Anmeldungen, digitale Anamnese und Terminvergaben laufen. Self-Check-In-Terminals am Eingang ermöglichen einen 24/7-Grundservice und entlasten das Personal. Sorgen Sie für die Integration dieser Lösungen ins KIS und die Telematikinfrastruktur, um Medienbrüche zu vermeiden. Prüfen Sie den Einsatz von elektronischen Warteschlangensystemen und mobilen Apps, damit Patienten die Wartezeit besser einteilen können (z.B. via Handy Info, wann sie an der Reihe sind). Stellen Sie sicher, dass die IT-Sicherheit (DSGVO) bei allen Anwendungen gewährleistet ist – ggf. mit Unterstützung externer Datenschutzexperten. Planen Sie zudem perspektivisch mit KI-Anwendungen (wie intelligente Triage-Algorithmen oder Prognosesysteme für Patientenaufkommen), um künftig noch flexibler steuern zu können.

• 6. Flexible und robuste Infrastruktur: Arbeiten Sie mit dem Facility Management an einer anpassungsfähigen Raumgestaltung. Das beinhaltet modulare Möblierung und Reservemöglichkeiten (Zusatzschalter, Ausweichräume), um bei Bedarf Kapazitäten zu erweitern. Richten Sie z.B. einen kombinierten Aufnahme-/Beobachtungsbereich ein, der im Normalbetrieb als Aufnahmestation fungiert und im Pandemiefall zur Isolationszone umgewandelt werden kann. Legen Sie Ausstattungsstandards fest: Jeder Anmeldeplatz sollte redundant mit Geräten bestückt sein (zweiter Drucker, Ersatz-PC), um bei Ausfall sofort weiterarbeiten zu können. Notstrom und Netzersatzanlagen müssen die Aufnahme mindestens 30–60 Minuten autonom funktionsfähig halten, inklusive IT-Systemen. Halten Sie Notfallkits bereit: Papierformulare, Listen mit Telefonnummern, etc., um auch bei IT-Ausfall oder Evakuierung handlungsfähig zu sein. Die Aufnahme sollte Teil regelmäßiger Notfallübungen im Haus sein (Feuer, Bombendrohung, IT-Hack etc.), sodass das Team weiß, was zu tun ist.

• 7. Optimiertes Schnittstellenmanagement: Etablieren Sie klare Kommunikationswege zu allen Schnittstellen. Zum Beispiel: eine feste Übergaberoutine von der Aufnahme an die Station (Checkliste was mitzuteilen ist, standardisiertes Übergabeformular oder elektronischer Datensatz). Schaffen Sie eine Position oder Funktion des Patient Flow Managers oder Aufnahmekoordinators, der in Echtzeit den Gesamtüberblick behält und Engpässe löst (z.B. Bettenengpass – organisiert schneller eine Verlegung oder Entlassung, Notfallandrang – verstärkt Personal). Halten Sie regelmäßige Treffen mit externen Partnern ab, etwa mit Rettungsdienst und Einweisern, um Feedback zu geben („Schnittstellenkonferenzen“). Eine enge Verknüpfung zwischen Aufnahme und Entlassungsmanagement ist ebenso ratsam: z.B. Casemanager stellen sich bei Aufnahme kurz vor und sichten früh die Fälle, die poststationär Planung brauchen – so geht keine Zeit am Ende verloren.

• 8. Qualitätssicherung und Risiko-Management verankern: Integrieren Sie die Patientenaufnahme ins klinische Qualitätsmanagement. Das heißt, Teilnahme an QM-Audits, Nutzung von Beschwerde- und CIRS-Meldungen (Critical Incident Reporting System) aus der Aufnahme zur Verbesserung. Führen Sie in regelmäßigen Abständen eine FMEA oder ähnliche Risikoanalyse des Aufnahmesystems durch und setzen Sie die identifizierten Verbesserungen konsequent um. Entwickeln Sie Indikatoren für Resilienz, z.B.: Wie lange dauert es, bis nach IT-Ausfall wieder Normalbetrieb herrscht? Wie viele Notfallspitzen wurden ohne Qualitätsverlust bewältigt? Nutzen Sie diese Indikatoren, um Schwachstellen zu erkennen. Verankern Sie die wichtigsten Prozesse auch in Verträgen und rechtlichen Dokumenten: etwa in der Stellenbeschreibung der Aufnahmeleitung die Verantwortung für Datenschutz in dem Bereich, oder in Dienstanweisungen die Pflicht zur Identitätskontrolle – so schaffen Sie Verbindlichkeit.

• 9. Rechtliche Compliance sicherstellen: Überprüfen Sie, ob alle gesetzlichen Pflichten erfüllt werden. Z.B.: Liegt die Information gem. Art. 13 DSGVO für Patienten in verständlicher Form aus? Werden Aufklärungsbögen korrekt gehandhabt und Einwilligungen eingeholt (Behandlungsvertrag, ggf. OP-Einwilligungen in der Präaufnahme)? Sind die Aufbewahrungsfristen bekannt und organisiert (Papierdokumente einscannen, Archivierungssystem)? Schulen Sie das Team regelmäßig zu Themen wie Patientenverfügungen oder Unterbringungsbeschlüssen – auch solche Sonderfälle treten bei Aufnahme auf und müssen korrekt juristisch gemanagt werden. Ein/e Datenschutz- und Compliance-Beauftragte/r sollte die Abläufe in der Aufnahme mit überprüfen und bei Änderungen (neue Prozesse, Technologien) eingebunden sein.

• 10. Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Patientenorientierung fördern: Last but not least, schaffen Sie eine Abteilungskultur, in der Feedback willkommen ist, Fehler offen angesprochen werden und immer nach noch besseren Lösungen gesucht wird. Die Patientenaufnahme ist hochdynamisch – neue Herausforderungen (wie Pandemien, Digitalisierung, demografischer Wandel) erfordern stetige Anpassung. Ein resilientes System lernt aus jedem Beinahe-Zwischenfall und jeder Kritik. Führen Sie z.B. After-Action-Reviews nach außergewöhnlichen Ereignissen durch (Großschadenslage, IT-Ausfall) und leiten Sie Lessons Learned ab. Feiern Sie auch Erfolge mit dem Team (z.B. 100 Tage keine Patientenverwechslung, Wartezeit <20 Min. gehalten trotz Grippewelle) – dies motiviert und zeigt, dass qualitativ hochwertige Aufnahmearbeit geschätzt wird.