Technisches Controlling & Kennzahlen

Ein zentrales Instrument des technischen Controllings sind Kennzahlensysteme, die Leistung, Kosten und Qualität messbar machen. Im Krankenhaus-FM unterscheidet man etwa zwischen infrastrukturellen Kosten (Reinigung, Logistik) und technischen Kosten (Medizintechnik, Haustechnik) und koppelt diese an Leistungsgrößen wie Anzahl Betten oder Flächen. Oft gliedert man die FM-Leistungen raumbezogen: So werden vergleichbare Funktionsbereiche (z. B. Bettenstationen, OP-Säle, Labore) zu „Raum-Clustern“ zusammengefasst, denen spezifische Aufwandsbereiche zugeordnet sind. Dieses Vorgehen nach GEFMA 812 (2007) wurde in einem Arbeitskreis für das Krankenhausbenchmarking entwickelt. Auf dieser Basis lassen sich Kennzahlen etwa für Instandhaltungskosten oder Flächenproduktivität berechnen und vergleichen.

Wichtig sind neben Kostenkennzahlen auch Leistungs-Indikatoren: Beispielsweise Verfügbarkeiten technischer Anlagen, mittlere Ausfallzeiten (MTTR) oder Energiekennwerte pro Quadratmeter. Hierzu bieten DIN EN 15221-7 Leitlinien zum FM-Benchmarking, während GEFMA-Leitfäden Kennzahlendefinitionen und Benchmarks für verschiedene Gebäudetypen liefern. Moderne CAFM-Systeme bündeln diese Daten und ermöglichen Berichte oder Dashboards für die Klinikleitung. Voraussetzung ist jedoch eine hohe Datenqualität: Nur mit aktualisierten Anlagenstammdaten, einheitlichen Katalogen und erfassten Instandhaltungsereignissen lassen sich valide Kennzahlen generieren. So betont z. B. ein White Paper, dass ein digitaler Zwilling eines Krankenhauses nur dann aussagekräftig ist, wenn Sensorik und Systeme aktuelle Betriebsdaten liefern. Die Integration von CAFM, BMS und ERP-Systemen schafft dabei die technische Grundlage, um Auswertungen und Soll-Ist-Vergleiche zeitnah durchzuführen.

Die Digitalisierung wandelt das technische Controlling grundlegend: Vernetzte Sensoren und IoT-Plattformen ermöglichen eine Echtzeit-Erfassung von Anlagendaten. GEFMA-Whitepaper unterstreichen, dass ohne Sensorik keine Aussage über den Zustand eines Gebäudes möglich ist – „digitale Zwillinge“ leben von Live-Daten. Potenzielle Anwendungsfelder sind vielfältig: Flächenmanagement, Predictive Maintenance, oder die Optimierung der Nutzererfahrung. So kann etwa die Auswertung von Sensordaten zur Raumtemperatur, Luftqualität oder Patientenbelegung betriebliche Abläufe maßgeblich verbessern.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Systemintegration. Durch die Kopplung von CAFM-Software mit IoT-Plattformen lässt sich beispielsweise automatisch eine Wartungsbenachrichtigung generieren, wenn Sensoren Grenzwerte überschreiten. Ferner fließen BIM-Daten (Building Information Modeling) immer öfter in das CAFM ein, um im Bestand Planungsinformationen und Anlagendaten zu verknüpfen. Damit steigt auch die Transparenz von Risiken: Ein umfassendes Controlling-Tool kennt nicht nur die Kosten aktueller Instandhaltungen, sondern kann durch Verknüpfungen mit Ausfallstatistiken drohende „schwarze Schwäne“ anzeigen. Die strategische Steuerbarkeit des technischen Betriebs verbessert sich, wenn Entscheidungsgrundlagen digital vorliegen. Zudem eröffnet die Digitalisierung neue Möglichkeiten im Reporting: Dashboards zu ESG-Kennzahlen und Facility-Performance sind in modernen Portalen schon heute abrufbar und unterfüttern damit die Steuerung durch das Klinikmanagement.

In Krankenhäusern ist Wirtschaftlichkeit im FM eng verbunden mit Betriebssicherheit und Kostenoptimierung. Controlling-Kennzahlen ermöglichen z. B. die Berechnung von Lebenszykluskosten je System und dienen als Grundlage für Investitionsentscheidungen. Kennzahlen wie Instandhaltungskosten pro medizinischem Arbeitsplatz oder Effizienzkennwerte von Energieanlagen zeigen Potenziale für Optimierung und Benchmark-Vergleiche zwischen Einrichtungen. Innovative Ansätze wie das VDE-Konzept „Blue Hospital“ zeigen, dass ökologische Einsparungen und ökonomische Effizienzsteigerungen sich verbinden lassen: „ungenutzte Einsparoptionen auszuschöpfen, sowohl im ökologischen als auch im ökonomischen Sinn, gleichzeitig aber auch die Effizienz und Qualität der Prozesse … zu steigern“.

Ein zweites Ziel ist die Versorgungssicherheit: Krankenhäuser müssen kritische Infrastruktur (Notstrom, Gasversorgung, Lüftung) jederzeit gewährleisten. Kennzahlen wie die Verfügbarkeit von RLT-Anlagen, die Anzahl ungeplanter Ausfälle oder die mittlere Reparaturzeit sind daher essenziell. Technisches Controlling beinhaltet, diese KPIs regelmäßig zu prüfen und mit Einsatzplanungen in Einklang zu bringen. So können z. B. Redundanzmaßstäbe für OP-Räume oder Cyber-Resilienz für Gebäudeleitsysteme quantifiziert werden. Die Risikotransparenz wird durch die systematische Auswertung dieser Daten erhöht – etwa über Risikoportfolios oder Ampelsysteme im Reporting. Auf dieser Grundlage lässt sich der Betreiberanspruch umsetzen, indem sowohl wirtschaftliche als auch sicherheitsrelevante Kriterien in strategische Entscheidungen einfließen.

Nachhaltigkeit gewinnt im Krankenhausbetrieb stark an Bedeutung. Die Branche strebt bis 2030 ein klimaneutrales Gesundheitswesen an, da Kliniken mit rund 70 Mio. t CO₂-Äquivalent jährlich mehr Treibhausgase emittieren als etwa die Schiff- oder Luftfahrt. Technisches Controlling trägt dazu bei, ESG-Ziele messbar zu machen: Energiekennzahlen (kWh/m²), CO₂-Äquivalente, Wasserverbrauch pro Bettenzahl oder Abfallquoten werden fortlaufend erfasst. Die neuen GEFMA-Leitfäden (z. B. 162-2 und White Paper 984-3) geben konkrete Methoden und Kennzahlen vor, mit denen Krankenhäuser Emissionen nicht-medizinischer Sekundärprozesse ermitteln und senken können. Damit stehen praxiserprobte Berechnungsansätze bereit, um den CO₂-Fußabdruck des FM transparent zu erfassen.

Die ESG-Perspektive bezieht sich aber nicht nur auf die Umwelt. Auch soziale und Governance-Aspekte fließen in die Kennzahlen ein: Indikatoren zur Mitarbeiterschulung, zur Nutzerzufriedenheit oder zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben werden zunehmend in Berichte aufgenommen. Beispiele sind branchenweite Audits wie der Siemens „Green+ Check“, der neben Energie- und Infrastrukturwerten auch IT-Kommunikation, Medizintechnik-Stand und Fortbildungsniveau abfragt. Auf Basis dieser Daten kann das FM-Controlling den Führungsstab gezielt mit steuerungsrelevanten Informationen beliefern. Integrierte Kennzahlensysteme, die wirtschaftliche und nachhaltige Wirkung verknüpfen, steigern so die strategische Steuerbarkeit. Durch die Kombination aus DIN/GEFMA-Normen, datengetriebenen Analysen und regelmäßigen Audits wird das technische Management im Krankenhaus zukunftsfähig, effizient und nachhaltig gesteuert.