Interimslösungen, Ausweichflächen und Umzugslogik

Temporäre klinische Bereiche müssen zweckmäßig, sicher und hygienisch nutzbar sein. Sie dürfen nicht nur als Ersatzfläche betrachtet werden, sondern müssen die erforderlichen medizinischen Prozesse tatsächlich ermöglichen.

• Sprech-, Beratungs- und Untersuchungsräume.

• Ambulante Behandlungsbereiche.

• Diagnose-, Test- und Probenentnahmebereiche.

• Temporäre Unterbringungsbereiche für stationäre Patienten.

• Unterstützende Bereiche für Notfallversorgung und Ersteinschätzung.

Bei der Planung ist zu prüfen, ob die Räume ausreichend Privatsphäre, Hygienezonen, technische Anschlüsse, Barrierefreiheit und sichere Patientenwege bieten.

Unterstützende Funktionen sind für den stabilen Klinikbetrieb ebenso wichtig wie klinische Räume. Werden sie nicht ausreichend berücksichtigt, entstehen Engpässe bei Dokumentation, Materialversorgung, Personalorganisation oder Patientenaufnahme.

• Verwaltungsbüros und Leitstellenfunktionen.

• Arbeitsplätze und Pausenbereiche für Mitarbeitende.

• Lager-, Verteil- und Logistikflächen.

• Temporäre Unterstützung für Apotheke, Labor oder Probenlogistik.

• Aufnahme-, Empfangs- und Registrierungsbereiche.

Diese Flächen müssen so angeordnet werden, dass sie die klinischen Prozesse unterstützen und nicht zu zusätzlichen Belastungen für Personal oder Patienten führen.

Die technische Infrastruktur ist entscheidend für die sichere Nutzung temporärer Bereiche. Jede temporäre Lösung muss vor Inbetriebnahme technisch bewertet und freigegeben werden.

• Elektrische Versorgung einschließlich ausreichender Lastreserven und Notstromanbindung.

• Wasserversorgung, Abwasserführung und sanitäre Einrichtungen.

• Medizinische Gase, sofern für die jeweilige Nutzung erforderlich.

• Heizung, Lüftung, Klimatisierung und Raumluftqualität.

• Informations- und Kommunikationstechnik für Patientenmanagement, Dokumentation, Telefonie und Alarmierung.

Das Facility Management muss sicherstellen, dass provisorische Anschlüsse dokumentiert, gekennzeichnet, gewartet und in Notfallpläne eingebunden werden.

• Einrichtung temporärer Medien- und Versorgungsanschlüsse.

• Anpassung von Wartungs-, Reinigungs- und Entsorgungsplänen.

• Sicherstellung von Notfallreaktion, technischer Rufbereitschaft und Störungsmanagement.

• Überwachung von Temperatur, Luftqualität, Hygienezustand und Betriebsbereitschaft.

• Klare Zuständigkeiten für technische, klinische und organisatorische Fragen.

Die Planung von Ausweichflächen stellt sicher, dass betroffene Abteilungen während Bau- oder Sanierungsmaßnahmen arbeitsfähig bleiben. Ziel ist nicht nur die Bereitstellung von Fläche, sondern die Sicherung funktionsfähiger Prozesse.

• Identifikation geeigneter Ersatzflächen für betroffene Abteilungen und Funktionen.

• Aufrechterhaltung der betrieblichen Leistungsfähigkeit während der Projektdurchführung.

• Unterstützung effizienter Patienten-, Personal-, Material- und Informationsflüsse.

• Erhalt von Servicequalität, Erreichbarkeit und Sicherheit.

• Vermeidung ungeplanter Betriebsunterbrechungen durch frühzeitige Abstimmung.

Ein strukturierter Planungsprozess reduziert Fehlentscheidungen und erleichtert die Abstimmung zwischen Betrieb, Projektteam und Facility Management.

• Betroffene Leistungen, Räume und Funktionen erfassen.

• Fachliche, technische und organisatorische Anforderungen bewerten.

• Verfügbare Ausweichflächen identifizieren und vorprüfen.

• Machbarkeit der Verlagerung hinsichtlich Betrieb, Infrastruktur und Sicherheit beurteilen.

• Belegungs-, Nutzungs- und Betriebspläne für die Übergangsphase erstellen.

Eine Fläche ist nur dann geeignet, wenn sie die tatsächliche Funktion der betroffenen Einheit unterstützt. Die räumliche Nähe allein reicht nicht aus.

• Anforderungen an klinische Arbeitsabläufe und Behandlungsprozesse.

• Möglichkeit zur sicheren Aufstellung und Nutzung medizinischer Geräte.

• Arbeitsbedingungen für Mitarbeitende, einschließlich Dokumentation, Kommunikation und Pausenregelung.

• Patientenfluss, Wartebereiche, Diskretion und Orientierung.

• Abhängigkeiten zu Diagnostik, Labor, Apotheke, Sterilgutversorgung, Transport und Reinigung.

Die Kapazitätsplanung muss auf realen Betriebsdaten und erwarteten Belastungen basieren. Eine zu geringe Kapazität führt zu Wartezeiten, Überlastung und Sicherheitsrisiken.

• Aktuelle Patientenzahlen und Fallaufkommen.

• Erwartete Nachfrage während der Bau- oder Übergangsphase.

• Personalbedarf je Schicht und Funktionsbereich.

• Bedarf an Geräten, Verbrauchsmaterialien und Lagerflächen.

• Spitzenzeiten, Notfallaufkommen und saisonale Schwankungen.

Geänderte Eingänge, Wege oder Standorte können schnell zu Unsicherheit führen. Daher muss die Patientenführung frühzeitig geplant und klar kommuniziert werden.

• Festlegung temporärer Ein- und Ausgänge mit eindeutiger Beschilderung.

• Einrichtung verständlicher Leitsysteme für Patienten, Besucher und externe Dienstleister.

• Sicherstellung barrierefreier Wege für mobilitätseingeschränkte Personen.

• Erhalt von Rettungsdienstzufahrten, Notfallwegen und Fluchtwegen.

• Abstimmung von Patientenströmen, um Konflikte mit Baustellenverkehr oder Logistikwegen zu vermeiden.

Die medizinische Versorgung darf durch Ausweichflächen nicht isoliert oder erschwert werden. Schnittstellen müssen aktiv gesteuert werden.

• Erhalt sicherer Patientenpfade von Aufnahme bis Entlassung.

• Koordination zwischen verlagerten und nicht verlagerten Abteilungen.

• Kontinuität von Diagnostik, Behandlung, Pflege, Dokumentation und Transport.

• Verfügbarkeit von Patientenakten, IT-Systemen, Telefonie und Alarmierung.

• Klare Eskalationswege bei Verzögerungen, technischen Störungen oder Kapazitätsengpässen.

Das Verlagerungsmanagement organisiert die sichere und kontrollierte Verlegung von Leistungen, Personal, Geräten, Material und Betriebsfunktionen. Es verbindet technische Planung, klinische Anforderungen und logistische Umsetzung zu einem abgestimmten Ablauf.

• Minimierung von Unterbrechungen der Patientenversorgung.

• Sicherstellung sicherer und effizienter Übergänge.

• Herstellung der Betriebsbereitschaft vor der Nutzung neuer oder temporärer Bereiche.

• Reduzierung von Risiken durch Planung, Tests und klare Verantwortlichkeiten.

• Schutz sensibler Geräte, Daten, Medikamente und Patienteninformationen während des Umzugs.

Eine Verlagerung kann nur erfolgreich sein, wenn alle betroffenen Bereiche frühzeitig eingebunden werden. Das Facility Management übernimmt dabei eine koordinierende Rolle.

• Klinische Fachabteilungen und Pflegebereiche.

• Facility-Management-Teams, Technik, Reinigung, Sicherheit und Logistik.

• Projektleitung, Bauleitung und externe Auftragnehmer.

• IT, Medizintechnik und Kommunikationstechnik.

• Krankenhausleitung, Verwaltung und Qualitätsmanagement.

Bei der Auswahl der Strategie müssen betriebliche Abhängigkeiten und Projektrisiken bewertet werden.

• Abhängigkeiten zwischen Diagnostik, Behandlung, Pflege, Logistik und Verwaltung.

• Bauzeiten, Sperrungen, Lärm-, Staub- und Sicherheitszonen.

• Priorität kritischer Leistungen wie Notfallversorgung, Intensivbereiche oder zentrale Diagnostik.

• Verfügbarkeit von Personal, Transportwegen, Umzugsressourcen und technischer Unterstützung.

• Möglichkeiten für Testbetrieb, Probebegehung und schrittweise Inbetriebnahme.

Patientenbewegungen müssen besonders sorgfältig geplant werden, da Sicherheit, Würde und Versorgungskontinuität unmittelbar betroffen sind.

• Koordination von Transfers mit Pflege, ärztlichem Dienst, Transportdienst und Aufnahmebereichen.

• Sicherstellung, dass Behandlungspläne, Medikationen und Überwachungsanforderungen während des Transfers verfügbar bleiben.

• Überwachung der Patientensicherheit während der Bewegung, insbesondere bei vulnerablen oder intensivpflichtigen Patienten.

• Information von Patienten und Angehörigen über neue Standorte, Wege und Ansprechpartner.

• Bereitstellung geeigneter Transportmittel, Begleitpersonen und Notfalloptionen.

Mitarbeitende benötigen klare Informationen und eine arbeitsfähige Umgebung, bevor neue oder temporäre Bereiche genutzt werden.

• Zuweisung neuer Arbeitsplätze, Funktionsräume und Aufenthaltsbereiche.

• Orientierung in temporären Standorten, einschließlich Wege, Notausgänge, Lagerorte und Meldewege.

• Anpassung von Arbeitsabläufen, Schichtorganisation und Kommunikationswegen.

• Unterstützung der Betriebsbereitschaft durch Checklisten, Schulungen und Ansprechpartner.

• Rückmeldungsmöglichkeiten für Mitarbeitende nach Inbetriebnahme.

Medizinische und technische Geräte müssen vollständig erfasst, geschützt, transportiert und geprüft werden.

• Bestandsaufnahme aller zu verlagernden Geräte, einschließlich Zubehör, Seriennummern und Verantwortlichkeiten.

• Planung von Transport, Verpackung, Zwischenlagerung, Aufstellung und Anschluss.

• Funktionstests, Kalibrierung und Freigabe vor klinischer Nutzung.

• Schutz empfindlicher Geräte vor Erschütterung, Feuchtigkeit, Staub, Temperaturabweichung und unbefugtem Zugriff.

• Dokumentation des Standortwechsels und Aktualisierung von Wartungs- und Inventardaten.

Kommunikation ist ein zentrales Steuerungsinstrument im Verlagerungsprozess. Sie reduziert Unsicherheit, verhindert Fehlwege und unterstützt die Betriebsbereitschaft.

• Information aller Stakeholder über bevorstehende Änderungen.

• Unterstützung der organisatorischen und betrieblichen Vorbereitung.

• Reduzierung von Verwirrung, Verzögerungen und Fehlkommunikation.

• Förderung der Akzeptanz bei Mitarbeitenden, Patienten und Besuchern.

• Sicherstellung einheitlicher Aussagen durch Führungskräfte und zentrale Ansprechstellen.

Ein geplanter Umzug verändert Routinen. Daher müssen Mitarbeitende und betroffene Nutzer aktiv begleitet werden.

• Frühzeitige Einbindung relevanter Stakeholder in Planung und Begehungen.

• Einweisung und Schulung von Mitarbeitenden vor Inbetriebnahme.

• Bereitstellung von Lageplänen, Checklisten, Kontaktlisten und Betriebsanweisungen.

• Unterstützung während der ersten Betriebstage durch Facility Management, IT, Medizintechnik und Logistik.

• Nachbesprechung nach der Verlagerung zur Erfassung von Problemen und Verbesserungsmaßnahmen.

Betriebliche Risiken müssen vor, während und nach der Verlagerung aktiv kontrolliert werden.

• Erstellung detaillierter Verlagerungs-, Belegungs- und Ablaufpläne.

• Festlegung von Notfall- und Ausweichverfahren für kritische Funktionen.

• Durchführung von Betriebsbereitschaftsprüfungen vor Freigabe der Flächen.

• Laufende Überwachung während der Übergangsphase durch Facility Management und betroffene Fachbereiche.

• Dokumentation von Störungen, Sofortmaßnahmen und offenen Punkten.

• Bewertung der Leistung nach der Verlagerung, einschließlich Patientenzugang, Raumfunktion, technischer Stabilität und Nutzerfeedback.