Szenarien, BIA und Kritikalitätsbewertung

Die Business Impact Analysis bewertet, welche Folgen eine Unterbrechung für den Betrieb des Krankenhauses oder der Klinik hätte. Sie beantwortet die Frage, welche Funktionen zuerst wiederhergestellt werden müssen, um Patientenversorgung, Sicherheit und grundlegende Betriebsfähigkeit zu erhalten.

Für das Facility Management ist die BIA ein zentrales Instrument, um technische Dienstleistungen mit klinischen Anforderungen zu verknüpfen. Sie hilft zu verstehen, welche Gebäudeanlagen, Dienstleistungen und Ressourcen für bestimmte Behandlungsprozesse unverzichtbar sind.

• Ermittlung betrieblicher Folgen von Störungen,

• Identifikation kritischer Gesundheits- und FM-Funktionen,

• Festlegung von Wiederanlaufprioritäten,

• Abstimmung mit Notfall- und Business-Continuity-Plänen,

• klare Entscheidungsgrundlagen bei Ressourcenknappheit.

Ein BIA-Rahmenwerk stellt sicher, dass alle Funktionen nach denselben Kriterien bewertet werden. Dadurch werden Entscheidungen vergleichbar und transparent.

Das Rahmenwerk sollte in Zusammenarbeit mit Klinikleitung, Pflege, Medizin, Medizintechnik, IT, Einkauf, Sicherheit und Facility Management angewendet werden.

Klinische Funktionen gelten als kritisch, wenn ihre Unterbrechung die unmittelbare Patientenversorgung, Diagnostik oder Behandlung gefährden kann. Facility Manager müssen diese Funktionen kennen, da viele davon direkt von Gebäudetechnik und Versorgungsinfrastruktur abhängig sind.

• Notaufnahme und Schockraumversorgung,

• Operationsbereiche und Aufwachräume,

• Intensiv- und Überwachungsstationen,

• Patientenzimmer mit besonderem Versorgungsbedarf,

• Diagnostikbereiche wie Labor, Radiologie und Endoskopie,

• Apotheke und Medikamentenversorgung,

• Sterilgutversorgung,

• Bereiche für kritisch kranke oder isolationspflichtige Patienten.

Facility-Management-Funktionen sind kritisch, wenn sie den sicheren und kontinuierlichen Betrieb medizinischer Leistungen ermöglichen. Diese Funktionen müssen überwacht, gewartet, getestet und im Störfall priorisiert wiederhergestellt werden.

• Steuerung und Überwachung der Stromversorgung,

• Notstromversorgung und unterbrechungsfreie Stromversorgung,

• Trinkwasser-, Warmwasser- und Abwassersysteme,

• Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen,

• Raumlufttechnik für OP, Intensivstation, Isolierbereiche und Labore,

• Brandmelde-, Lösch- und Rauchschutzsysteme,

• medizinische Gasversorgung und Vakuumsysteme,

• Gebäudeleittechnik und technische Alarmierung,

• Sicherheits-, Zutritts- und Schließsysteme,

• Aufzüge und Transportinfrastruktur,

• Reinigung, Abfallentsorgung und Schädlingsprävention.

Die Auswirkungsbewertung sollte mehrere Kategorien abdecken. Nur so lässt sich erkennen, ob ein Ausfall primär die Patientenversorgung, den Betrieb, Kosten, Compliance oder Reputation betrifft.

Die Bewertung sollte zeitabhängig erfolgen. Ein Ausfall von 30 Minuten kann akzeptabel sein, während derselbe Ausfall nach mehreren Stunden kritisch wird.

Interne Abhängigkeiten zeigen, welche Ressourcen innerhalb der Organisation für den Betrieb einer Funktion erforderlich sind. Sie sind für die Wiederherstellungsplanung besonders wichtig.

• qualifiziertes Personal und Schichtbesetzung,

• technische Anlagen und Gebäudestruktur,

• Ersatzteile und interne Lagerbestände,

• IT- und Kommunikationssysteme,

• medizintechnische Geräte,

• interne Transport- und Logistikprozesse,

• Reinigung, Hygiene und Entsorgung,

• Sicherheits- und Zutrittsprozesse.

Die Analyse sollte klären, ob eine Funktion bei Ausfall einzelner Ressourcen weiter betrieben werden kann oder ob sofortige Ersatzmaßnahmen erforderlich sind.

Externe Abhängigkeiten können den Krankenhausbetrieb stark beeinflussen, auch wenn sie außerhalb der direkten Kontrolle des Facility Managements liegen. Daher sollten sie frühzeitig dokumentiert und vertraglich berücksichtigt werden.

• Energie-, Wasser- und Telekommunikationsversorger,

• Wartungs- und Servicedienstleister,

• Lieferanten für Ersatzteile und Verbrauchsmaterial,

• Lieferanten medizinischer Gase,

• Entsorgungsunternehmen,

• Reinigungs- und Sicherheitsdienstleister,

• Behörden, Prüforganisationen und Rettungsdienste.

Für kritische externe Leistungen sollten Ansprechpartner, Reaktionszeiten, Eskalationswege und Ersatzoptionen dokumentiert sein.

Wiederherstellungsziele legen fest, wie schnell und in welcher Reihenfolge Funktionen nach einer Störung wieder verfügbar sein müssen. Sie bilden die Grundlage für Notfallplanung, technische Redundanz und Investitionsentscheidungen.

Für klinisch kritische Bereiche müssen die Ziele besonders streng sein. Das Facility Management sollte prüfen, ob vorhandene Anlagen, Personalmodelle, Dienstleisterverträge und Ersatzprozesse diese Ziele tatsächlich erfüllen können.

Die Kritikalitätsbewertung bestimmt die Bedeutung von Anlagen, Systemen, Dienstleistungen und Prozessen für den sicheren Klinikbetrieb. Sie hilft dem Facility Management, Instandhaltung, Investitionen, Schutzmaßnahmen und Wiederherstellung gezielt auf die wichtigsten Elemente zu konzentrieren.

Sie ist besonders relevant für Krankenhäuser, da nicht alle Anlagen gleich wichtig sind. Ein Ausfall der Raumlufttechnik in einem Verwaltungsbereich hat in der Regel eine andere Bedeutung als ein Ausfall der Raumlufttechnik in einem OP-Saal oder Isolierzimmer.

• Priorisierung von Wartung und Instandhaltung,

• Planung von Ersatzteilen und Notfallressourcen,

• Festlegung technischer Redundanzen,

• Investitions- und Budgetentscheidungen,

• Risikominderung bei besonders sensiblen Bereichen,

• Verbesserung der Betriebssicherheit und Resilienz.

Zunächst müssen alle relevanten Anlagen, Systeme und Dienstleistungen erfasst werden. Die Erfassung sollte aktuell, standortbezogen und nachvollziehbar sein.

• Gebäudeinfrastruktur,

• technische Anlagen,

• elektrotechnische Systeme,

• Heizungs-, Lüftungs-, Klima- und Kälteanlagen,

• medizinische Unterstützungssysteme,

• Brand- und Lebenssicherheitssysteme,

• Sicherheits- und Zutrittssysteme,

• Facility Services wie Reinigung, Entsorgung, Logistik und Sicherheitsdienst,

• betriebliche Prozesse mit Bedeutung für Versorgung und Sicherheit.

Für jedes Element sollten Standort, Verantwortlichkeit, Abhängigkeiten, Wartungsstatus und mögliche Auswirkungen eines Ausfalls dokumentiert werden.

Die Bewertung sollte anhand einheitlicher Kriterien erfolgen. Dadurch entsteht eine objektive Grundlage für Prioritäten und Entscheidungen.

Die Kriterien sollten gewichtet werden, wenn bestimmte Aspekte, zum Beispiel Patientensicherheit, Vorrang vor finanziellen oder administrativen Faktoren haben.

Die Klassifizierung ermöglicht eine klare Einteilung von Anlagen und Dienstleistungen nach ihrer Bedeutung. Sie sollte einfach genug sein, damit sie im Tagesbetrieb angewendet werden kann.

Für kritische und hochkritische Anlagen sollten spezifische Wartungsintervalle, Prüfungen, Ersatzteilstrategien, Eskalationswege und Wiederherstellungspläne festgelegt werden.

Lebenssicherheitssysteme schützen Patienten, Mitarbeitende, Besucher und Einsatzkräfte. Sie müssen jederzeit funktionsfähig sein und dürfen nicht ausschließlich reaktiv betreut werden.

• Brandmeldeanlagen,

• automatische Löschanlagen,

• Rauch- und Wärmeabzugsanlagen,

• Sicherheitsbeleuchtung,

• Fluchtweg- und Rettungswegkennzeichnung,

• Notfallkommunikationssysteme,

• Evakuierungs- und Alarmierungseinrichtungen.

Die Bewertung sollte Funktionsfähigkeit, Prüfstatus, Redundanz, Wartungsqualität und Auswirkungen eines Ausfalls berücksichtigen.

Die klinische Unterstützungsinfrastruktur ermöglicht die direkte Patientenversorgung. Ausfälle in diesem Bereich können sehr schnell zu kritischen Situationen führen.

• medizinische Gasversorgung,

• Vakuum- und Druckluftsysteme,

• Notstrom- und Ersatzstromversorgung,

• unterbrechungsfreie Stromversorgung für sensible Bereiche,

• Raumlufttechnik für OP, Intensivstation, Isolierbereiche und Labore,

• Kälte- und Temperaturüberwachung für Medikamente, Blutprodukte und Proben,

• Trinkwasser- und Warmwassersysteme,

• Abwassersysteme und Rückstauschutz.

Für diese Systeme sollten klare Prüf-, Alarmierungs- und Eskalationsprozesse bestehen. Kritische Grenzwerte müssen bekannt sein und überwacht werden.

Betriebliche Unterstützungssysteme sichern die Steuerung, Überwachung und Organisation des Klinikbetriebs. Sie sind häufig mit mehreren Bereichen vernetzt und können bei Ausfall indirekt große Auswirkungen verursachen.

• Gebäudeleittechnik,

• technische Monitoring- und Alarmsysteme,

• Sicherheits- und Zutrittskontrollsysteme,

• Kommunikationsnetze,

• Aufzugsanlagen,

• Transport- und Logistiksysteme,

• Facility-Management-Software,

• Systeme zur Arbeitsauftrags- und Störungsmeldung.

Bei vernetzten Systemen sollte besonders geprüft werden, ob manuelle Ersatzprozesse vorhanden sind und wie lange diese im Ernstfall tragfähig bleiben.

Die Ergebnisse der Kritikalitätsbewertung müssen in konkrete Entscheidungen überführt werden. Eine Bewertung ohne Maßnahmenliste hat nur begrenzten praktischen Nutzen.

Facility Manager sollten die Priorisierung regelmäßig mit Klinikleitung, Medizin, Pflege, IT und Sicherheit abstimmen, damit technische Entscheidungen den klinischen Bedarf korrekt abbilden.

Szenarioplanung, BIA und Kritikalitätsbewertung ergänzen sich. Sie sollten nicht isoliert durchgeführt werden, da jeder Prozess Informationen für die anderen liefert.

Die Szenarioplanung beschreibt, was passieren kann. Die BIA zeigt, welche Auswirkungen eine Unterbrechung auf den Betrieb hat. Die Kritikalitätsbewertung legt fest, welche Anlagen und Dienstleistungen für den sicheren Weiterbetrieb besonders wichtig sind.

Im Facility Management von Krankenhäusern und Kliniken sollten die drei Prozesse als gemeinsames Steuerungsinstrument genutzt werden. Sie helfen, technische Risiken mit klinischen Anforderungen zu verbinden.

• risikobasierte Betriebsstrategien,

• Priorisierung kritischer Gesundheitsinfrastruktur,

• gezielte Notfall- und Resilienzplanung,

• belastbare Business-Continuity-Planung,

• schnelle Entscheidungsfindung während Störungen,

• geordnete Wiederherstellung nach technischen oder organisatorischen Ausfällen,

• bessere Abstimmung zwischen Facility Management, Klinikbetrieb, IT, Einkauf und Leitung.

Szenarien zeigen mögliche Ereignisse, die BIA definiert die betrieblichen Auswirkungen und Wiederherstellungsziele, und die Kritikalitätsbewertung bestimmt, welche technischen Systeme vorrangig geschützt, gewartet oder erneuert werden müssen.

Eine strukturierte Dokumentation ist notwendig, damit Entscheidungen nachvollziehbar sind und im Störfall schnell gehandelt werden kann. Sie sollte aktuell, zugänglich und für die jeweiligen Verantwortlichen verständlich sein.

• Szenarienregister mit Beschreibung, Bewertung und Verantwortlichkeiten,

• BIA-Berichte mit kritischen Funktionen, Auswirkungen und Wiederherstellungszielen,

• Aufzeichnungen zur Kritikalitätsbewertung von Anlagen, Systemen und Dienstleistungen,

• Risikobewertungsunterlagen,

• Wiederherstellungsprioritätsmatrizen,

• Maßnahmen- und Verbesserungspläne,

• Eskalations- und Kontaktlisten,

• Nachweise zu Prüfungen, Übungen und Validierungsworkshops.

Die Dokumentation sollte klare Eigentümer, Versionsstände, Aktualisierungsdaten und Freigaben enthalten.

Szenarioplanung, BIA und Kritikalitätsbewertung müssen regelmäßig überprüft werden. Änderungen an Gebäuden, Technik, klinischen Leistungen, Dienstleistern oder gesetzlichen Anforderungen können die Bewertung wesentlich verändern.

Die Ergebnisse der Überprüfung sollten in Maßnahmenpläne überführt werden. Verantwortlichkeiten, Fristen und Fortschritt müssen dokumentiert und nachverfolgt werden.