Kommunikationsmatrix und Lagebild

Die Kommunikationsmatrix legt fest, wer welche Informationen an welche Empfänger weitergibt, über welchen Kanal dies erfolgt und wann eine Eskalation erforderlich ist. Sie ist ein praktisches Steuerungsinstrument für Routinebetrieb, Störungen, Notfälle und Wiederherstellungsmaßnahmen.

• schnelle Erstmeldungen bei technischen oder organisatorischen Störungen,

• einheitliche Informationsweitergabe an betroffene Abteilungen,

• klare Zuständigkeit für Meldung, Prüfung und Freigabe,

• nachvollziehbare Eskalation bei wachsendem Risiko,

• Vermeidung von Informationslücken, Doppelmeldungen oder widersprüchlichen Aussagen.

Die Matrix sollte leicht zugänglich, aktuell und für alle relevanten Führungskräfte, Leitstellen, technischen Dienste und Bereitschaftsteams verfügbar sein.

Bei kritischen Bereichen wie OP, Intensivstation, Notaufnahme, Sterilgutversorgung, Labor, Apotheke oder Serverräumen ist die Meldung ohne Verzögerung vorzunehmen. Die Erstmeldung sollte kurz sein und mindestens Ereignis, betroffenen Bereich, aktuelle Auswirkung, Sofortmaßnahme und nächsten Berichtstermin enthalten.

Externe Kommunikation muss kontrolliert und abgestimmt erfolgen. Sensible Informationen zu Patienten, Sicherheit, Betriebsausfällen oder behördlichen Meldungen dürfen nur durch autorisierte Funktionen weitergegeben werden.

Eine Eskalation ist erforderlich, wenn Patientensicherheit, gesetzliche Anforderungen, kritische Infrastruktur, Betriebsfortführung, öffentliche Wahrnehmung oder finanzielle Auswirkungen betroffen sind. Die Eskalationsentscheidung muss dokumentiert werden.

Ein SITREP ist ein strukturierter Lagebericht, der den aktuellen Stand eines Ereignisses zusammenfasst. Er liefert geprüfte Informationen für operative Teams, Facility Management, Einsatzleitung und Krankenhausleitung.

• Ereignisbedingungen klar und einheitlich darzustellen,

• operative und strategische Entscheidungen zu unterstützen,

• Lagebewusstsein während Reaktion, Stabilisierung und Wiederherstellung sicherzustellen,

• Maßnahmen, Auswirkungen, Risiken und Ressourcenbedarf zu dokumentieren.

Ein SITREP ersetzt keine Sofortmeldung bei akuten Gefahren. Er ergänzt die Erstkommunikation durch eine strukturierte und nachvollziehbare Darstellung der Gesamtlage.

Bei der Ereignisidentifikation wird bestätigt, dass ein Vorfall eingetreten ist und eine strukturierte Berichterstattung erforderlich wird. Dazu gehören:

• Bestätigung des Ereignisses durch eine zuverlässige Quelle,

• erste Einschätzung der Auswirkungen auf Patientenversorgung, Gebäude, Technik, Personal und Betrieb,

• Festlegung der Person oder Funktion, die für den SITREP verantwortlich ist.

Die Erstbewertung sollte schnell erfolgen, darf aber keine ungeprüften Annahmen als gesicherte Fakten darstellen.

Die Informationssammlung muss systematisch erfolgen. Relevante Daten sind bei Technik, Sicherheit, IT, Reinigung, Logistik, klinischen Bereichen und externen Partnern einzuholen.

• Status von Gebäude, Anlagen und kritischen Bereichen,

• Zustand von Strom, Wasser, Abwasser, medizinischen Gasen, Lüftung, Heizung, Kühlung und IT,

• Auswirkungen auf OP, Intensivstation, Notaufnahme, Stationen, Diagnostik, Labor und Apotheke,

• Verfügbarkeit von Personal, Ersatzteilen, Geräten, Verbrauchsmaterialien und Dienstleistern,

• Sicherheitsrisiken für Patienten, Besucher, Personal und Einsatzkräfte.

Bei der Berichtserstellung werden nur geprüfte Informationen zusammengeführt. Unbestätigte Angaben müssen klar als solche gekennzeichnet werden.

• präzise und sachlich formuliert sein,

• Zeitpunkt, Quelle und Status der Informationen enthalten,

• bereits umgesetzte Maßnahmen aufführen,

• offene Probleme, Risiken und benötigte Entscheidungen benennen,

• von der zuständigen Führungskraft geprüft werden.

Der SITREP ist an alle Stellen zu verteilen, die ihn für Entscheidungen, Koordination oder Dokumentation benötigen.

• interne operative Teams,

• Facility Management und technische Leitung,

• Incident Management Team oder Krisenstab,

• Geschäftsführung und Krankenhausleitung,

• externe Behörden oder Partner, sofern erforderlich und freigegeben.

Die Verteilung muss kontrolliert erfolgen. Veraltete Versionen sind zu vermeiden, indem Berichtsnummer, Datum und Uhrzeit klar angegeben werden.

Die Berichtsfrequenz muss zur Dynamik des Ereignisses passen. Bei schnell wechselnden Lagen sind kürzere Intervalle erforderlich. Bei stabilen Wiederherstellungsmaßnahmen können längere Intervalle ausreichend sein.

Das Format sollte einheitlich verwendet werden, damit Berichte schnell gelesen, verglichen und archiviert werden können. Lange Fließtexte sind zu vermeiden. Klare Statusangaben, kurze Sätze und konkrete Maßnahmen erleichtern die Entscheidungsfindung.

Die Freigabe stellt sicher, dass der Bericht sachlich korrekt, vollständig und für den vorgesehenen Empfängerkreis geeignet ist. Nach Freigabe darf der Bericht nicht mehr informell verändert werden. Erforderliche Korrekturen sind in einer neuen Version auszugeben.

Kommunikationsmittel stellen sicher, dass Informationen im Routinebetrieb, bei Störungen, in Notfällen und während der Wiederherstellung zuverlässig übermittelt werden können. Sie müssen verfügbar, getestet, bekannt und für den jeweiligen Zweck geeignet sein.

In Krankenhäusern und Kliniken ist eine Kombination aus primären und alternativen Kommunikationsmitteln erforderlich, da einzelne Systeme durch Stromausfall, IT-Störung, Netzüberlastung oder Gebäudeschäden ausfallen können.

Die Auswahl des Kommunikationsmittels muss zur Dringlichkeit und Vertraulichkeit passen. Kritische Sofortmeldungen sollten nicht ausschließlich per E-Mail erfolgen, da Zustellung und Lesebestätigung nicht immer rechtzeitig gewährleistet sind.

Notfallkommunikationsmittel müssen regelmäßig getestet werden. Mitarbeitende, die diese Systeme nutzen sollen, müssen in Bedienung, Meldewegen und Priorisierung geschult sein.

Das Facility Management sollte gemeinsam mit IT, Sicherheit und Klinikleitung festlegen, wer für Bestand, Tests, Wartung und Dokumentation der Kommunikationsmittel verantwortlich ist.

Leistungsdaten, Testergebnisse und Störungen sind zu dokumentieren. Wiederkehrende Schwachstellen müssen analysiert und durch technische, organisatorische oder schulungsbezogene Maßnahmen behoben werden.

Alle Dokumente müssen versioniert, zugänglich und vor unbefugter Änderung geschützt sein. Für kritische Dokumente sollten digitale und, wo erforderlich, gedruckte Notfallkopien verfügbar sein.

Die Aktualisierung muss dokumentiert werden. Nach jeder Änderung ist sicherzustellen, dass betroffene Führungskräfte, Bereitschaftsdienste, Leitstellen und operative Teams die aktuelle Version erhalten oder darauf zugreifen können.